Le Portail Invités est un composant additionnel (add-on) de Fracttal One qui permet aux personnes ne disposant pas d’un compte utilisateur sur la plateforme de signaler des incidents et de demander des services de maintenance. Ce portail est accessible via un lien public et est conçu pour que tout invité puisse initier une demande de travail rapidement et de manière détaillée, centralisant efficacement la saisie d’informations sur les incidents ou les besoins de maintenance dans tout type d’installation ou d’actif.
Étape par étape : Envoi des demandes
Accès au Portail Invités
Utilisez le lien public fourni par votre organisation pour accéder au Portail Invités. Ce lien vous dirigera directement vers l’interface de création de demandes.
Identification de l’actif
Une fois sur le portail, vous aurez la possibilité d’associer votre demande à un actif spécifique.
- Scan du code QR : Si l’actif dispose d’un code QR, utilisez la fonction de scan du portail (disponible si vous accédez depuis un appareil mobile avec caméra) pour l’identifier rapidement et précisément.
Remplissage des informations de la demande
Pour l’ouverture effective des demandes, des informations précises sont essentielles. Bien que la configuration exacte des champs puisse varier selon votre organisation, certains des éléments les plus courants et essentiels à remplir incluent généralement :
Données du demandeur : Fournissez votre nom complet, votre adresse e-mail et toute autre information de contact requise (ex. : numéro de téléphone, département).
Description de l’incident : C’est le champ principal où vous devez exposer le problème ou la demande de manière claire, concise et détaillée.
Validation des données de l’actif : Si l’actif a été identifié précédemment, cette section peut nécessiter une confirmation ou l’ajout de détails spécifiques sur son état ou son emplacement précis.
Images/Fichiers joints : Si pertinent, joignez des images ou des documents illustrant le problème ou fournissant un contexte supplémentaire.
Note : Maximum de 3 fichiers joints autorisés.
Envoi de la demande
Une fois que vous avez vérifié toutes les informations et vous êtes assuré qu’elles sont complètes et précises, cliquez sur le bouton « Envoyer la demande ».
Le système confirmera l’envoi réussi de votre demande.
Une fois envoyée, votre demande est intégrée instantanément dans la file d’attente des demandes en attente au sein du module correspondant de Fracttal One.
Grâce à la complétude et à la précision des informations fournies, l’équipe de gestion disposera de toutes les données nécessaires pour traiter efficacement l’incident.