Le Portail Invités de Fracttal One permet non seulement aux utilisateurs externes de signaler des incidents, mais offre également la flexibilité de personnaliser le formulaire de demande, en l’adaptant aux besoins spécifiques de votre organisation. Une configuration correcte de ce formulaire garantit la collecte d’informations précises et pertinentes, optimisant ainsi la gestion des demandes de maintenance.
Prérequis :
Disposer du module complémentaire "Portail Invités" souscrit et activé sur votre compte Fracttal One.
Avoir les permissions nécessaires pour accéder et modifier les configurations du système.
Par défaut, lorsqu’une demande est ouverte via le Portail Invités, ces demandes sont automatiquement incluses dans la file des demandes en attente. Cependant, il est possible de configurer le système pour que les demandes soient envoyées directement dans l’état "Ouvert".
Allez dans le module Configuration> Modules et sélectionnez Demandes de Travail.
Activez l’option "Permettre que les demandes du Portail Invités passent à l’état ouvert".
Étape par étape : Configuration du formulaire
La configuration du formulaire du Portail Invités se fait via le menu des configurations de Fracttal One. Cela permet de définir à la fois le contenu et la structure des champs que les utilisateurs externes devront remplir.
Accès au module de configuration
Dans Fracttal One, rendez-vous dans le menu principal de configuration puis sélectionnez l’option "Configuration".
Dans les configurations, naviguez jusqu’au module nommé "Portail Invités".
Visualisation de l’URL Public du Portail
Une fois dans le module, dans l’onglet des configurations du Portail Invités, vous pourrez visualiser l’URL public attribué à votre portail. Ce lien devra être partagé avec les utilisateurs externes afin qu’ils puissent accéder et créer des demandes.
Définition du texte de l’en-tête (Header)
Dans cette même section des configurations, vous trouverez un champ pour définir le texte qui apparaîtra dans l’en-tête (header) du Portail Invités.
Recommandation : Utilisez un texte clair et concis décrivant l’objectif du portail pour l’utilisateur. Exemple : "Portail de Demandes de Maintenance [Nom de votre Entreprise]".
Configuration des champs du formulaire
C’est l’étape centrale de la personnalisation du formulaire. Ici, vous pourrez ajouter, modifier et organiser les champs que les invités devront remplir.
Types de champs disponibles :
Fracttal One propose plusieurs types de champs pour s’adapter à différents besoins d’information :
Texte : Pour des réponses en format libre (ex. descriptions détaillées).
Oui/Non : Pour des questions dichotomiques nécessitant une réponse binaire.
Nombre : Pour la saisie de valeurs numériques (ex. quantités, codes).
Liste déroulante : Permet à l’utilisateur de sélectionner une option dans une liste prédéfinie (ex. type d’incident, emplacement prédéfini).
Pour chaque champ, il est nécessaire de définir les éléments suivants :
Description du champ : Insérez une description claire et précise du type d’information attendue de l’utilisateur. Cette description servira de guide pour l’invité.
Obligatoire/Optionnel : Déterminez si le champ est obligatoire pour l’envoi de la demande. Marquer un champ comme obligatoire garantit que cette information clé sera toujours fournie.
Options de la liste (pour les champs de type "Liste") : Si vous sélectionnez un champ de type "Liste", vous devrez configurer les options que l’utilisateur pourra choisir.
Une fois que vous aurez défini l’en-tête et les champs du formulaire selon vos exigences, assurez-vous de sauvegarder les modifications apportées à la configuration du Portail Invités.
Après avoir configuré le formulaire, il est fortement recommandé :
D’accéder au Portail Invités en utilisant l’URL public, comme si vous étiez un utilisateur externe.
De créer une demande test pour vérifier que tous les champs s’affichent correctement, que les descriptions sont claires et que les champs obligatoires fonctionnent comme prévu.
De vérifier que la demande test apparaît correctement dans le module des demandes de Fracttal One.