Uma vez gerada uma solicitação, o sistema permite gerenciar essa solicitação através de uma tarefa não planejada, para isso deve-se clicar no símbolo de planejar tarefa.
Depois de clicar, será habilitada uma nova janela, onde deve-se preencher todas as informações correspondentes à tarefa não planejada que pode ser enviada para tarefas pendentes (para ser programada posteriormente) ou gerada como uma nova ordem de serviço.
Para isso, devem ser estabelecidos 4 passos antes de gerenciar a tarefa:
Ativos: Informação associada ao ativo e seu estado.
Tarefa: Informação associada à tarefa não planejada.
SubTarefas: Lista com as subtarefas ou check-list (passo a passo) que deve ser cumprida para completar satisfatoriamente a tarefa.
Recursos: Recursos a serem utilizados na execução e cumprimento da tarefa.
Passo 1:
O Ativo falhou?: Caixa que permite indicar se a tarefa não planejada envolve uma falha do ativo. Ao ativá-la, os seguintes campos são habilitados:
Tipo de falha: Catálogo com os tipos de falhas associadas aos ativos.
Causa da falha: Catálogo com as causas que podem provocar as falhas dos ativos.
Método de detecção da falha: Catálogo com os métodos de detecção pelos quais uma falha pode ser identificada.
Severidade das Falhas: Lista para hierarquizar a falha de acordo com sua severidade. Se não especificada, será exibida como Sem severidade definida.
Tipo de dano causado: Lista com opções pré-definidas para identificar o tipo de dano causado pela falha do ativo.
Tempo de interrupção para outros ativos: Tempo em que a falha afeta diretamente outros ativos.
Além disso, duas perguntas adicionais são habilitadas:
Também é necessário terminar esta tarefa para que o Ativo volte a entrar em serviço? Ao ativar esta opção, registra-se a Data de início do fora de serviço, que indica desde quando o equipamento está parado. Este dado é utilizado para calcular os indicadores de disponibilidade.
Este fora de serviço afeta outros ativos? Ao ativar esta opção, é habilitado o campo Este ativo está relacionado com, que permite vincular o ativo afetado a outro ativo relacionado dentro do sistema.
Passo 2:
Descrição da Tarefa: Detalhe curto onde se especifica a tarefa em questão.
Nota: Campo livre onde pode ser adicionada alguma informação sobre a tarefa.
Tipo de Tarefa: Catálogo com todos os tipos de tarefas registradas no sistema.
Classificação 1 e 2: Campos livres que a plataforma deixa para serem preenchidos e dar uma classificação adicional à tarefa.
Prioridade: Lista onde a tarefa é classificada conforme sua prioridade.
Duração Estimada: Duração teórica que levaria para realizar a tarefa (o tempo real é registrado diretamente na OS).
Número da Solicitação: Correlativo de identificação da solicitação que gera a tarefa não planejada.
Este trabalho já foi realizado: Opção que permite identificar no sistema se a tarefa já foi executada ou não.
Opções: Opções disponíveis para gerenciar a tarefa não planejada através de uma OS (é necessário adicionar o responsável pela OS) ou Tarefa pendente (é necessário adicionar a data em que essa tarefa será programada).
Passo 3:
Neste passo devem ser adicionadas as subtarefas associadas. Para isso, clique no símbolo de adicionar que se encontra na parte inferior direita da plataforma e adicione as subtarefas conforme necessário.
Você também pode gerar as subtarefas automaticamente utilizando a inteligência artificial do Fracttal One. Essa opção gera subtarefas e procedimentos automaticamente a partir da tarefa e do ativo selecionado. Você pode editá-los antes de salvar.
Passo 4:
Neste último passo podem ser adicionados os recursos associados à tarefa não planejada, onde podem ser adicionados: Inventários, Recursos Humanos, Serviços, Inventários (Não Catalogados), Serviços (Não Catalogados).
Após finalizar o gerenciamento da tarefa não planejada, pode-se observar a mudança de status da solicitação e o número correlativo da OS gerada (caso tenha sido escolhida essa opção para gerenciar a tarefa).