Le sous-module Compliance et Sécurité, disponible dans le module Tâches de Fracttal One, permet la création et la gestion de formulaires de validation de manière agile et structurée. Cette fonctionnalité est conçue pour assurer le respect des contrôles opérationnels, de sécurité et de qualité, en appliquant des validations à la fois pré-opérationnelles (avant d’exécuter la tâche) et post-opérationnelles (après l’exécution de la tâche).
Nous expliquerons ci-dessous comment créer et configurer ces formulaires de validation ainsi que comment appliquer les règles d’activation nécessaires pour leur utilisation adéquate dans les tâches.
Configuration des catalogues
Pour la définition des champs Classification 1, Classification 2 et Type, il est nécessaire de configurer préalablement des catalogues auxiliaires :
Type : le type de validation requis.
Classification 1 et Classification 2 : catégories optionnelles pour organiser les formulaires.
Accédez au module Configurations.
Sélectionnez le sous-module Catalogues Auxiliaires.
Accédez au nouveau catalogue Compliance et Sécurité.
Une fois dans la vue générale du catalogue, il est possible d’ajouter un nouveau type de catalogue, ainsi que les Classifications 1 et 2.
Création des formulaires de validation
Pour commencer la création des formulaires, l’utilisateur doit accéder au sous-module Compliance et Sécurité dans le module Tâches. Une fois à l’intérieur, il doit sélectionner l’icône (+) pour initier un nouveau formulaire.
Pendant le processus de configuration, l’utilisateur doit définir les champs principaux suivants du formulaire :
Description : une brève description du formulaire.
Type : le type de validation requis.
Classification 1 et Classification 2 : catégories optionnelles pour organiser les formulaires.
Moment d’exécution : il est défini si le formulaire sera appliqué pré-opérationnel (avant la tâche) ou post-opérationnel (après la tâche).
Obligatoire : option pour indiquer si la validation sera obligatoire pour l’utilisateur.
Configuration des validations
Dans l’onglet Validations, l’utilisateur peut définir les validations spécifiques qui seront requises selon le type de tâche à réaliser. Les options de réponse disponibles incluent :
Texte : champ pour saisir du texte libre.
Vérification : option pour marquer comme vérifié ou non vérifié.
Date : champ pour saisir une date spécifique.
Nombre : champ pour entrer une valeur numérique.
Signature : champ pour capturer la signature du responsable.
Chacune de ces options de réponse s’adapte au type de validation nécessaire pour garantir le respect des normes dans chaque tâche.
Remarque : Il est possible de définir plusieurs champs de chaque type (texte, date, signature, pièces jointes), selon les exigences du processus de validation. Cette fonctionnalité permet de structurer les formulaires de manière plus granulaire et de recueillir les informations ou preuves nécessaires pour des scénarios de contrôle complexes.
Une fois que vous avez complété ces informations, il vous suffit de cliquer sur l’icône pour enregistrer les données que vous avez saisies.
Configuration de la règle d’activation
Une fois le formulaire créé, l’étape suivante consiste à configurer la règle d’activation conformément aux exigences de la tâche. Cela garantit que le formulaire ne s’active que sous les conditions définies préalablement.
Une fois à l’intérieur, vous devez sélectionner l’icône (+) pour créer une nouvelle règle.
Étapes pour configurer la règle :
Définissez une description pour la règle.
Sélectionnez le moment d’exécution (Pré/Post), ce qui filtrera automatiquement les formulaires disponibles dans cette catégorie.
Accédez à l’onglet Conditions et établissez une condition en cliquant sur (+).
Cette condition déterminera que, lorsqu’elle est remplie, le formulaire sera assigné à la tâche correspondante.
Parmi les options disponibles, vous pouvez sélectionner qu’au moins une condition soit vraie ou que toutes les conditions doivent être vraies pour valider la règle.
Cette configuration garantit que les formulaires de Compliance et Sécurité s’activent de manière contrôlée, selon des critères préalablement définis, permettant un contrôle plus rigoureux des tâches et des processus opérationnels.
Remarque : Compliance et Sécurité est un module complémentaire (add-on) nécessitant une souscription supplémentaire.