O Portal de Convidados do Fracttal One não só permite que utilizadores externos reportem incidentes, mas também oferece a flexibilidade para personalizar o formulário de solicitação, adaptando-o às necessidades específicas da sua organização. Configurar corretamente este formulário assegura a recolha de informações precisas e relevantes, otimizando assim a gestão dos pedidos de manutenção.
Pré-requisitos:
Dispor do add-on "Portal de Convidados" contratado e ativado na sua conta do Fracttal One.
Ter as permissões necessárias para aceder e modificar as configurações do sistema.
Por defeito, quando é aberta uma solicitação através do Portal de Convidados, essas solicitações são automaticamente incluídas na fila de pedidos pendentes. No entanto, é possível configurar o sistema para que as solicitações sejam enviadas diretamente no estado "Aberto".
Dirija-se ao módulo de Configuração> Módulos e selecione Pedidos de Trabalho.
Ative a opção "Permitir que os pedidos do Portal de Convidados passem para estado aberto".
Passo a Passo: Configuração do formulário
A configuração do formulário do Portal de Convidados é realizada através do menu de configurações do Fracttal One. Isto permite definir tanto o conteúdo como a estrutura dos campos que os utilizadores externos deverão preencher.
Acesso ao módulo de configuração
Dentro do Fracttal One, dirija-se ao menu principal de configuração e depois selecione a opção "Configuração".
Dentro das configurações, navegue até ao módulo denominado "Portal de Convidados".
Visualização do URL Público do Portal
Uma vez no módulo, dentro do separador de configurações do Portal de Convidados, poderá visualizar o URL público atribuído ao seu portal. Este link deverá ser partilhado com os utilizadores externos para que possam aceder e criar pedidos.
Definição do Texto do cabeçalho (Header)
Nesta mesma seção de configurações, encontrará um campo para definir o texto que aparecerá no cabeçalho (header) do Portal de Convidados.
Recomendação: Use um texto claro e conciso que descreva o propósito do portal para o utilizador. Exemplo: "Portal de Pedidos de Manutenção [Nome da sua Empresa]".
Configuração dos campos do formulário
Este é o passo central da personalização do formulário. Aqui poderá adicionar, editar e organizar os campos que os convidados deverão preencher.
Tipos de campos disponíveis:
O Fracttal One oferece vários tipos de campos para se adaptar a diferentes necessidades de informação:
Texto: Para respostas em formato livre (ex., descrições detalhadas).
Sim/Não: Para perguntas dicotómicas que requerem uma resposta binária.
Número: Para a introdução de valores numéricos (ex., quantidades, códigos).
Lista (Dropdown): Permite ao utilizador selecionar uma opção de uma lista predefinida (ex., tipo de incidente, localização predefinida).
Para cada campo, é necessário definir o seguinte:
Descrição do Campo: Insira uma descrição clara e precisa sobre o tipo de informação que se espera do utilizador. Esta descrição atuará como um guia para o convidado.
Obrigatório/Opcional: Determine se o campo é obrigatório para o envio do pedido. Marcar um campo como obrigatório assegura que essa peça de informação chave seja sempre recebida.
Opções da Lista (para campos do tipo "Lista"): Se selecionar um campo do tipo "Lista", deverá configurar as opções que o utilizador poderá escolher.
Depois de definir o cabeçalho e os campos do formulário de acordo com os seus requisitos, assegure-se de guardar as alterações feitas na configuração do Portal de Convidados.
Após configurar o formulário, é altamente recomendável:
Aceder ao Portal de Convidados utilizando o URL público, como se fosse um utilizador externo.
Criar um pedido de teste para verificar se todos os campos são apresentados corretamente, se as descrições são claras e se os campos obrigatórios funcionam conforme esperado.
Confirmar que o pedido de teste aparece corretamente no módulo de pedidos do Fracttal One.