A ação rápida é um botão que você sempre encontrará disponível na barra superior da plataforma. Para isso, basta clicar nessa opção e, em seguida, clicar em tarefa não planejada.

Ao clicar nela, será aberta uma nova janela, na qual deverão ser preenchidas todas as informações correspondentes à tarefa não planejada, que poderá ser enviada para uma tarefa pendente (a ser programada posteriormente) ou gerada como uma nova ordem de serviço.

Para isso, eles devem estabelecer 4 etapas antes de gerenciar a tarefa:

Passo 1 (Ativos): Informações associadas ao ativo e seu status.
Passo 2 (Tarefa): informações associadas à tarefa não planejada.
Passo 3 (Subtarefas): Lista das subtarefas ou lista de verificação (passo a passo) que devem ser cumpridas para concluir a tarefa com êxito.
Passo 4 (Recursos): Recursos a serem usados na execução e no cumprimento da tarefa.

Passo 1:

Nessa etapa, as seguintes informações devem ser preenchidas:

Ativo: ativo associado à tarefa não planejada.
Data do incidente: Data em que o incidente ocorreu.
Solicitado por: Pessoa que relata a tarefa não planejada (por padrão, o proprietário da conta sob a qual a tarefa está sendo criada).
Falha no ativo: opção em que é possível indicar se a tarefa não planejada envolve falha no ativo.
Tipo de falha: Catálogo com os tipos de falhas associadas aos ativos.
Causa da falha: Catálogo com as causas que podem levar a falhas de ativos.
Método de detecção de falhas: Catálogo com os métodos de detecção pelos quais uma falha pode ser identificada.
Gravidade da falha: Lista com as opções para classificar a falha de acordo com sua gravidade.
Tipo de dano causado: lista com opções predeterminadas para identificar o tipo de dano causado pela falha do ativo.
Tempo de interrupção para outros ativos: tempo em que a falha afeta diretamente outros ativos.
Ativo fora de serviço: Estado em que o equipamento está parado devido a uma falha funcional. Esse campo é de extrema importância, pois, ao ser ativado, é necessário inserir a data e a hora em que o equipamento ficou parado (essa hora é a utilizada em um dos indicadores de disponibilidade do módulo Business Intelligence).

Passo 2:

Nessa etapa, as seguintes informações devem ser preenchidas:

Descrição da tarefa: Breve detalhe que especifica a tarefa em questão.
Nota: Campo livre onde podem ser adicionados alguns detalhes da tarefa.
Tipo de tarefa: Catálogo com todos os tipos de tarefas registradas no sistema.
Classificação 1 e 2: Corresponde a campos livres deixados pela plataforma para completar e dar uma classificação adicional à tarefa.
Prioridade: Lista onde a tarefa é classificada de acordo com sua prioridade.
Duração estimada: Duração teórica do tempo que levaria para concluir a tarefa (o tempo real é registrado diretamente na TO).
Número da solicitação: Identificação correlativa da solicitação que gera a tarefa não planejada.
Esse trabalho já foi feito: opção que permite identificar no sistema se a tarefa já foi executada ou não.
Opções: Opções disponíveis para gerenciar a tarefa não planejada por meio de uma OS (deve-se adicionar a pessoa responsável pela OS) ou Tarefa pendente (deve-se adicionar a data em que a tarefa será agendada).

Passo 3:

Nessa etapa, as subtarefas associadas devem ser adicionadas, clicando no símbolo de adição na parte inferior direita da plataforma e, em seguida, adicionando as subtarefas conforme apropriado.

Onde há 8 tipos de subtarefas:

Texto: Corresponde a subtarefas que serão concluídas em um campo de texto.
Sim/Não: Corresponde a subtarefas que terão uma resposta predefinida com as opções Sim, Não e N/A.
Número: Corresponde a subtarefas que serão concluídas com caracteres numéricos.
Verificações: Corresponde a subtarefas que terão uma resposta predefinida com as opções de Aprovado, Alerta, Falha.
Uma leitura do medidor: a leitura do medidor, a partir das ordens de serviço não planejadas, permite que um medidor seja adicionado para que o técnico ou a equipe presente no local faça uma medição pontual. Isso pode incluir amperagem, tensão, quilômetros ou outras grandezas, dependendo da necessidade e da intervenção específica exigida naquele momento.
GPS Location (Localização GPS): corresponde às subtarefas nas quais a geolocalização do dispositivo usado no momento da conclusão da subtarefa será obtida para estabelecer a hora, a data e a geolocalização instantaneamente.
Lista: corresponde às subtarefas em que várias opções são exibidas e somente uma delas pode ser escolhida.
Data e hora: a opção de data e hora corresponde à capacidade do técnico de registrar informações cronológicas com precisão. Pode ser usada para indicar a data da última troca de óleo, a data da última manutenção preventiva ou qualquer outro evento de tempo relevante no contexto da intervenção.

Passo 4:

Nessa última etapa, é possível adicionar os recursos associados à tarefa não planejada, onde é possível adicionar: Inventários, Recursos Humanos, Serviços.

Inventário: corresponde aos recursos (ferramentas, peças sobressalentes e suprimentos) provenientes de um depósito e que são necessários para a execução da tarefa.
Recursos Humanos: Corresponde às horas-homem a serem contabilizadas na OS.
Serviços: corresponde aos custos associados aos serviços externos realizados por terceiros registrados na plataforma (módulo de terceiros).

No exemplo acima, ao selecionar a opção de inventário, outra opção chamada "Tool/Spare Parts and Supplies" (Ferramenta/Peças sobressalentes e suprimentos) é ativada. Isso ocorre porque, com base no inventário registrado no Fracttal One, será feita a seleção específica dos itens necessários.

Por fim, a quantidade dos itens a serem pedidos.

Em seguida, clique em concluir para gerar a ordem de serviço ou a tarefa pendente associada à tarefa não planejada.

No módulo OSs:

Para adicionar uma tarefa não planejada a partir do módulo OSs, você pode inserir qualquer uma das visualizações (Kanban, Linha do tempo e Lista) que encontrará nesse módulo e deve clicar na opção adicionar que estará disponível o tempo todo na parte inferior direita da janela.

Visualização Kanban

Visualização tarefas pendentes:

Depois de clicar, você deve concluir todas as etapas necessárias para criar a tarefa não programada, conforme explicado no início deste artigo.

Observação: Na sessão sobre como gerar uma ordem de transferência não planejada "Da ação rápida", você encontrará um guia passo a passo detalhado para preencher cada um dos campos necessários para a geração de uma ordem de transferência não planejada.

A partir de solicitações de trabalho:

Uma vez gerada uma solicitação de trabalho, o sistema permite administrar essa solicitação por meio de uma tarefa não planejada; para isso, é necessário clicar no símbolo adicionar

Em seguida, clicar nela abrirá uma nova janela, na qual todas as informações correspondentes à tarefa não planejada deverão ser preenchidas antes que ela seja gerada como uma OS.

Observação: na sessão sobre como gerar uma OS não planejada "Da ação rápida", você encontrará instruções detalhadas passo a passo sobre como preencher cada um dos campos necessários para a geração de uma OS não planejada.