Uma vez gerada uma ordem de serviço, o sistema permite gerenciá-la através de uma tarefa não planejada. Para isso, é necessário clicar no símbolo de planejar tarefa.

Em seguida, o clique permitirá uma nova janela, onde você deve preencher todas as informações correspondentes à tarefa não planejada que pode ser enviada para tarefas pendentes (a serem agendadas posteriormente) ou geradas como uma nova ordem de trabalho.

Para isso, eles devem estabelecer 4 passos antes de gerenciar a tarefa:

· Ativos: Informações associadas ao ativo e seu status.

· Tarefa: Informações associadas à tarefa não planejada.

· Sub-tarefas: Liste com as subtarefas ou lista de verificação (passo a passo) que devem ser cumpridas para completar satisfatoriamente a tarefa.

· Recursos: Recursos a serem utilizados na execução e cumprimento da tarefa.

Passo 1:

• Falha de ativos: Opção onde você pode indicar se a tarefa não planejada envolve a falha do ativo.
• Tipo de falha: Catalogar com os tipos de falhas associadas aos ativos
• Causa do fracasso: Catalogar com as causas que podem causar as falhas dos ativos.
• Método de detecção de falhas: catálogo com os métodos de detecção pelos quais uma falha pode ser identificada.
• Servidade: Liste com as opções de hierarquia da falha de acordo com sua gravidade.
• Tipo de dano causado: Liste com opções padrão para identificar o tipo de dano causado pela falha do ativo.
• Tempo de interrupção para outros ativos: Tempo em que a falha afeta diretamente outros ativos.
• Ativo fora de serviços: Estado em que o equipamento é parado por uma falha funcional. Esse campo é de extrema importância, pois ao ativá-lo, a data e a hora desde que o equipamento foi parado devem ser colocadas (desta vez é o que é levado para um dos indicadores de disponibilidade no módulo Business Intelligence).

Passo 2:

• Descrição da tarefa: Detalhes curtos onde a tarefa em questão é especificada.
• Nota: Campo livre onde você pode adicionar alguns detalhes da tarefa.
• Tipo de tarefa: Catalogar com todos os tipos de tarefas cadastradas no sistema.
• Classificação 1 e 2: Corresponde aos campos livres deixados pela plataforma a serem concluídos e dão uma classificação adicional à tarefa.
• Prioridade: Liste onde a tarefa é classificada de acordo com sua prioridade.
• Duração estimada: Duração teórica do tempo que levaria para executar a tarefa (o tempo real é registrado diretamente no OS).
• Número de Solicitação: Identificação correlativa da solicitação que gera a tarefa não planejada.
• Este trabalho já foi feito: Opção que permite identificar no sistema se a tarefa já foi executada ou não.
• Opções: Opções disponíveis para gerenciar a tarefa não planejada através de um OS (você tem que adicionar o responsável pelo OS) ou tarefa pendente (você tem que adicionar a data em que a tarefa será agendada).

Passo 3:

Nesta etapa eles devem adicionar as subtarefas associadas, para isso você tem que clicar no símbolo de ação que está localizado na parte inferior direita da plataforma e, em seguida, adicionar as subtarefas conforme apropriado.

Passo 4:

Nesta última etapa você pode adicionar os recursos associados à tarefa não planejada, onde você pode adicionar: Inventários, Recursos Humanos, Serviços, Estoques (Não Catalogados), Serviços (Não Catalogados).

Então, ao final da gestão da tarefa não planejada, você pode ver a mudança de estado da solicitação e a correlação da OS gerada (caso essa opção tenha sido escolhida para gerenciar a tarefa).