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Comment éditer des actifs dans Fracttal One en utilisant Fracttal Hub ?

Mise à jour

Fracttal Hub permet d'automatiser des processus pour optimiser la gestion de la maintenance. L'une de ses fonctionnalités les plus puissantes est la capacité d'éditer les informations des actifs existants en masse, en utilisant une feuille de calcul Google Sheets comme source de données.

Cette méthode est idéale dans les scénarios où il est nécessaire de modifier des champs spécifiques (comme le type, le nom, les champs personnalisés, etc.) pour un grand nombre d'actifs déjà enregistrés dans Fracttal One, évitant ainsi le processus de suppression et de réimportation.

Étape 1 : Configuration du Compte de Service dans Google Cloud

Pour que Fracttal One puisse lire les données de votre feuille de manière sécurisée, il est nécessaire de créer une crédential d'accès via un Compte de Service dans Google Cloud.

  1. Accédez à Google Cloud Platform.
  2. Dans le menu de navigation, allez à IAM et administrateur > Comptes de service.

  3. Cliquez sur CRÉER UN COMPTE DE SERVICE.

    Attribuez un nom et une description à votre compte de service (par exemple, “Éditer Équipements”) et cliquez sur CONTINUER. 

     

  4. Dans la liste, recherchez le compte que vous venez de créer et cliquez dessus.
  5. Allez à l'onglet CLÉS.
  6. Cliquez sur AJOUTER UNE CLÉ > Créer une nouvelle clé.
  7. Sélectionnez le type de clé JSON et cliquez sur CRÉER. Un fichier .json sera téléchargé sur votre ordinateur. Conservez-le dans un endroit sûr, car il contient vos crédentials d'accès.

Étape 2 : Préparation de la feuille Google Sheets

Nous allons maintenant préparer la feuille qui contiendra les données à mettre à jour.

  1. Créez une nouvelle feuille dans Google Sheets.
  2. Attribuez un nom descriptif à la feuille (ex : Éditer Équipement).

Partagez la feuille :

  1. Retournez à la page de votre Compte de Service dans Google Cloud et copiez son adresse e-mail.

  2. Dans votre feuille, cliquez sur Partager.

  3. Collez l'e-mail du Compte de Service, attribuez-lui l'autorisation de Éditeur et cliquez sur Envoyer.

Structure des colonnes :
La première ligne doit contenir les noms des champs que vous souhaitez mettre à jour. Le champ code est obligatoire pour identifier quel actif sera modifié.

code id_type_item groupe  
HUB-001 2 VÉHICULES  
       

Définition des champs :

  • code (Obligatoire) : Code unique de l'actif déjà existant dans Fracttal One.
  • id_type_item (Obligatoire) : ID numérique du type d'actif (ex : 2 pour Équipements).
  • groupe (Obligatoire) : Le "Type" de l'actif. La valeur doit correspondre exactement à celle déjà enregistrée dans Catalogues Auxiliaires > Actifs.

Important : Pour connaître quels autres champs peuvent être mis à jour, consultez la documentation de notre API à l'endpoint “Mettre à jour un actif”. Pour plus d'informations sur les champs personnalisés, consultez l'article sur Qu'est-ce que les formulaires personnalisés ?

 

Étape 3 : Création de la Connexion dans Fracttal One

Avec les crédentials prêtes, nous allons créer le pont de connexion entre Fracttal One et Google Sheets.

  1. Dans Fracttal One, allez à Configuration > Connexions.

  2. Cliquez sur l'icône + pour ajouter une nouvelle connexion

  3. Sélectionnez le type Google Sheet (Compte de Service).

  4. Ajoutez une Description (ex : “Éditer Équipements”).

  5. Ouvrez le fichier .json que vous avez téléchargé à l'Étape 1 et copiez le contenu de chaque champ (project_id, private_key, client_email, etc.) dans les champs du formulaire de Fracttal One.
  6. Cliquez sur l'icône Sauvegarder dans le coin supérieur droit.

Étape 4 : Création de la Règle dans Fracttal Hub

Dans cette étape finale, nous allons configurer la logique d'automatisation.

  1. Accédez au menu Automatisateur > Fracttal Hub.

  2. Cliquez sur l'icône + pour créer une nouvelle règle.

  3. Ajoutez une Description comme “Éditer Équipements”.

Configurez le flux :

  • Déclencheur : Sélectionnez Manuel.

Source :

  • Module : GoogleSheet
  • Connexion : Sélectionnez la connexion créée à l'Étape 3
  • Action : Lire
  • spreadsheet_id : Copiez l'ID de votre feuille
  • sheet : Écrivez 0 pour sélectionner le premier onglet
  • Champs : Ajoutez les noms des colonnes (code, id_type_item, groupe)

Connexion :

  • Module : Fracttal
  • Connexion : FRACTTAL HUB
  • Action : Sélectionnez Lire

Configuration (Mapping des champs) :

  • Mappez les champs de votre feuille (Source) avec ceux du système (Destination). Par exemple :
  • Cliquez sur l'icône de sauvegarde (✓) pour confirmer le mapping.

Étape 5 : Exécution et Vérification

  1. Après avoir configuré la règle, cliquez sur Sauvegarder dans le coin supérieur droit.
  2. Pour démarrer le processus, cliquez sur Exécuter.
  3. Vous pouvez surveiller la progression dans l'Historique d'Exécution. Un processus réussi affichera “Oui” dans les colonnes d'Extraction, Transformation et Chargement, avec un code de réponse "200".

Enfin, accédez au module des Actifs et vérifiez que les informations de vos équipements ont été mises à jour selon les données de la feuille.

Avec ces étapes, vous pourrez maintenir à jour votre base de données d'actifs de manière rapide, massive et automatisée.

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