Avec Fracttal Hub, il est possible d’automatiser l’annulation massive des Ordres de travail (OT) en intégrant votre instance Fracttal à Google Sheets. Cette fonctionnalité est idéale pour optimiser la gestion et gagner du temps en désactivant des OT qui ne seront plus exécutés.
Ce guide pratique vous montre comment configurer et exécuter ce processus en trois phases : configuration dans Google Cloud, configuration dans Fracttal et préparation de la feuille de calcul pour l’exécution du flux.
Phase 1 : Configuration dans Google Cloud Platform (GCP)
Avant d’interagir avec Fracttal, il est nécessaire de configurer l’environnement dans Google Cloud afin d’autoriser l’accès à Google Sheets.
Accédez à Google Cloud Platform (GCP) avec votre compte Google et cliquez sur le sélecteur de projets dans la barre supérieure, à côté du logo.
Si vous n’avez pas encore de projet, cliquez sur « Nouveau projet ». Attribuez-lui un nom descriptif (par exemple : annuler OT) et cliquez sur « Créer ».
Vous devez activer les API qui permettront à Fracttal de lire et d’écrire dans les services Google Drive et Google Sheets.
Dans le moteur de recherche principal, accédez à « API et services ».
Cliquez sur le bouton « + ACTIVER DES API ET DES SERVICES ».
Utilisez la barre de recherche pour trouver et activer les API suivantes, une par une :
Google Drive API
Drive Labels API
Google Drive Activity API
Google Sheets API
Pour chacune d’elles, sélectionnez-la dans les résultats et cliquez sur « Activer ».
Créer une compte de service
Le compte de service agira comme un « utilisateur robot » que Fracttal utilisera pour accéder à votre feuille de calcul de manière sécurisée.
Dans « API et services », accédez à la section « Identifiants » dans le menu de gauche.
Cliquez sur « + CRÉER DES IDENTIFIANTS » et sélectionnez « Compte de service ».
Attribuez un nom au compte de service (par exemple : annuler-ot). L’ID sera généré automatiquement.
Cliquez sur « Créer et continuer », puis sur « Terminé ».
De retour dans la liste des Comptes de service, cliquez sur celui que vous venez de créer et accédez à l’onglet « CLÉS ».
Cliquez sur « AJOUTER UNE CLÉ », puis sélectionnez « Créer une nouvelle clé ».
Assurez-vous que le type de clé est JSON (option recommandée), puis cliquez sur « Créer ».
Phase 2 : Configuration dans Fracttal One
Nous allons maintenant configurer la connexion dans Fracttal afin qu’il puisse utiliser les identifiants Google.
Dans votre instance Fracttal One, accédez à
Configuration > Catalogues auxiliaires > Connexions, puis cliquez sur (+) pour ajouter une nouvelle connexion.
Dans le champ « Type », sélectionnez Google Sheet (Service Account).
Complétez les champs du formulaire à l’aide des informations contenues dans le fichier .json téléchargé précédemment.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Vérifier les permissions de l’utilisateur API
L’utilisateur API qui exécutera le flux doit disposer des permissions nécessaires pour modifier les OT.
Accédez à Configuration > Connexions API > Consommateurs / OAuth.
Assurez-vous qu’un consommateur est créé et qu’il est associé à un Groupe de permissions autorisant la modification des OT. Consultez l’article : Créer des consommateurs OAuth.
Pour vérifier les permissions, accédez à
Configuration > Comptes utilisateurs > Permissions.-
Sélectionnez le groupe de permissions correspondant et vérifiez que, dans le module
Tâches > Ordres de travail > En cours, la case « Modifier » est cochée.
Cette permission permet de changer l’état d’un OT en « Annulé ».
Phase 3 : Préparation et exécution du processus
Une fois les configurations terminées, la dernière étape consiste à préparer les données et exécuter le flux.
Créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets
Attribuez-lui un nom descriptif (par exemple : Annuler OT).
Dans la première ligne, créez les colonnes suivantes :
A : folio — IDs des OT à annuler
B : user_code — Code de l’utilisateur Fracttal qui enregistrera l’annulation
C : work_orders_status_cancel — Motif de l’annulation (doit correspondre exactement à un motif existant dans Fracttal)
D : note — Note facultative pour l’annulation
Cliquez sur « Partager » et ajoutez l’adresse e-mail du compte de service (champ client_email du fichier .json). Attribuez-lui le rôle « Éditeur ».
Cette étape est indispensable pour que Fracttal puisse lire et écrire dans la feuille.
Dans Fracttal One, accédez à Plan de tâches > Ordres de travail et passez en vue liste.
Appliquez les filtres suivants :
Statut : En cours
Pourcentage d’avancement : = 0
Statut de la tâche : Non démarrée
Cliquez sur « Appliquer les filtres ».
Exportez les résultats au format .xlsx ou .csv à l’aide de l’option « Exportation massive ».
Ouvrez le fichier exporté et copiez les IDs des OT dans la colonne folio de votre Google Sheet.
Où trouver le user_code ?
Vous pouvez le trouver dans le catalogue Ressources humaines : recherchez l’utilisateur et copiez la valeur du champ Code.
Renseignez les colonnes user_code, work_orders_status_cancel et note pour toutes les lignes concernées. Vous pouvez étendre les valeurs si elles sont identiques pour tous les OT.
Phase 4 : Configurer et exécuter le flux dans Fracttal Hub
Une fois la feuille prête, la dernière étape consiste à créer l’automatisation dans Fracttal Hub.
Accédez à Fracttal Hub et créez un nouveau flux avec une description claire.
Configurer le déclencheur
Cliquez sur le Déclencheur, puis dans le menu de droite, sélectionnez l’événement Manuel et enregistrez.
Configurer la source
Cliquez sur le nœud Source.
Module : GoogleSheet
Connexion : la connexion créée précédemment
Action : Lire
Dans le champ spreadsheet_id, collez l’ID de votre feuille Google Sheets.
Vous le trouverez dans l’URL, entre /d/ et /edit.
Dans le champ sheet, saisissez 0 (premier onglet).
Dans la section Champs, ajoutez les champs suivants (type Texte) :
folio
user_code
work_orders_status_cancel
note
Enregistrez la configuration de la source.
Configurer la cible
Cliquez sur le nœud Cible.
Module : Fracttal
Connexion : le consommateur OAuth disposant des permissions
Action : cancel_work_orders_bulk
Enregistrez la configuration.
Mapper les champs
Accédez à Configuration des champs et effectuez le mapping suivant :
folio → folio
user_code → user_code
work_orders_status_cancel → work_orders_status_cancel
note → note
Enregistrez le mapping.
Enregistrer et activer le flux
Cliquez sur Enregistrer, puis activez l’interrupteur Activé.
Exécution et vérification
Dans l’écran principal du flux, cliquez sur Exécuter.
Pour suivre l’avancement, consultez :
File d’attente des événements
Historique d’exécution
Un processus réussi affichera Oui pour Extraction, Transformation et Chargement, avec un message 200.
Vérification finale dans Fracttal One
Retournez dans Fracttal One, en vue liste des Ordres de travail.
Les OT présents dans la feuille de calcul ne devraient plus apparaître, car leur statut a été modifié en « Annulé ».