El Portal de Invitados de Fracttal One no solo permite que usuarios externos reporten incidencias, sino que también ofrece la flexibilidad para personalizar el formulario de solicitud, adaptándolo a las necesidades específicas de su organización. Configurar correctamente este formulario asegura la recopilación de información precisa y relevante, optimizando así la gestión de las solicitudes de mantenimiento.
Prerrequisitos:
Disponer del add-on "Portal de Invitados" contratado y activado en tu cuenta de Fracttal One.
Tener los permisos necesarios para acceder y modificar las configuraciones del sistema.
Por defecto, cuando se abre una solicitud a través del Portal de Invitados, estas solicitudes son automáticamente incluidas en la fila de solicitudes pendientes. Sin embargo, es posible configurar el sistema para que las solicitudes se envíen directamente en el estado "Abierto".
Dirígete al módulo de Configuración> Módulos y selecciona Solicitudes de Trabajo.
Habilita la opción "Permitir que las solicitudes del Portal de Invitados pasen a estado abierto".
Paso a Paso: Configuración del formulario
La configuración del formulario del Portal de Invitados se realiza a través del menú de configuraciones de Fracttal One. Esto permite definir tanto el contenido como la estructura de los campos que los usuarios externos completarán.
Acceso al módulo de configuración
Dentro de Fracttal One, diríjase al menú principal de configuración y luego, seleccione la opción "Configuración".
Dentro de las configuraciones, navegue hasta el módulo denominado "Portal de Invitados".
Visualización del URL Público del Portal
Una vez en el módulo, dentro de la pestaña de configuraciones del Portal de Invitados, podrá visualizar el URL público asignado a su portal. Este enlace deberá ser compartido con los usuarios externos para que puedan acceder y crear solicitudes.
Definición del Texto del encabezado (Header)
En esta misma sección de configuraciones, encontrará un campo para definir el texto que aparecerá en el encabezado (header) del Portal de Invitados.
Recomendación: Use un texto claro y conciso que describa el propósito del portal para el usuario. Ejemplo: "Portal de Solicitudes de Mantenimiento [Nombre de su Empresa]".
Configuración de los campos del formulario
Este es el paso central de la personalización del formulario. Aquí podrá añadir, editar y organizar los campos que los invitados deberán completar.
Tipos de campos disponibles:
Fracttal One ofrece varios tipos de campos para adaptarse a diferentes necesidades de información:
Texto: Para respuestas de formato libre (ej., descripciones detalladas).
Sí/No: Para preguntas dicotómicas que requieren una respuesta binaria.
Número: Para la entrada de valores numéricos (ej., cantidades, códigos).
Lista (Dropdown): Permite al usuario seleccionar una opción de una lista predefinida (ej., tipo de incidente, ubicación preestablecida).
Para cada campo, es necesario definir lo siguiente:
Descripción del Campo: Inserte una descripción clara y precisa sobre el tipo de información que se espera del usuario. Esta descripción actuará como una guía para el invitado.
Obligatorio/Opcional: Determine si el campo es obligatorio para el envío de la solicitud. Marcar un campo como obligatorio asegura que siempre se reciba esa pieza de información clave.
Opciones de Lista (para campos tipo "Lista"): Si selecciona un campo tipo "Lista", deberá configurar las opciones que el usuario podrá elegir.
Una vez que haya definido el encabezado y los campos del formulario según sus requisitos, asegúrese de guardar los cambios realizados en la configuración del Portal de Invitados.
Después de configurar el formulario, es altamente recomendable:
Acceder al Portal de Invitados utilizando el URL público, como si fuera un usuario externo.
Crear una solicitud de prueba para verificar que todos los campos se muestran correctamente, que las descripciones son claras y que los campos obligatorios funcionan como se espera.
Comprobar que la solicitud de prueba aparece correctamente en el módulo de solicitudes de Fracttal One.