O Automatizador do Fracttal One permite enviar notificações automáticas por e-mail aos Recursos Humanos atribuídos a tarefas, sempre que a opção de múltiplos responsáveis esteja ativa. Existem dois momentos em que se pode atribuir um recurso humano a uma tarefa, e ambos os cenários podem ser cobertos por regras no Automatizador.
A seguir, detalham-se os dois cenários possíveis em que esta funcionalidade pode ser aplicada.
Notificação automática ao criar a Ordem de Trabalho
Quando os responsáveis são definidos no momento da criação da Ordem de Trabalho, deve-se configurar o evento Nova OT no Automatizador.
Passo a passo:
Acede ao menu principal do Fracttal One.
- Dirige-te ao módulo Automatizador e seleciona Eventos.
- Clica em Adicionar (+) no canto inferior direito da tela.
No formulário de configuração, preenche os seguintes campos:
Módulo: Tarefas - Submódulo: Ordens de Trabalho - Evento: Nova OT - Descrição: escreve uma descrição clara, por exemplo "Notificação Nova OT"
Clica em Guardar para criar o evento.
Depois, acede à aba Ações e clica em Adicionar ação.
Seleciona a ação Enviar e-mail ao responsável.
Configura os detalhes da mensagem se necessário e guarda as alterações.
Resultado: Sempre que uma nova OT for criada com Recursos Humanos atribuídos desde a sua criação, estes receberão automaticamente uma notificação por e-mail.
Notificação automática ao adicionar responsáveis após a criação da OT
Quando os Recursos Humanos são adicionados diretamente a partir da tarefa, após a criação da Ordem de Trabalho, deve-se configurar o evento Novo Recurso.
Passo a passo:
Acede ao menu principal e dirige-te ao módulo Automatizador.
Seleciona o submódulo Eventos.
Clica no botão Adicionar (+) localizado no canto inferior direito.
Preenche os seguintes campos para configurar a tua regra:
Módulo: Tarefas
Submódulo: Ordens de Trabalho
Evento: Novo Recurso
Descrição: Escreve uma descrição clara, por exemplo "Notificação ao atribuir recurso"
Clica em Guardar para criar o evento automatizado.
Acede à aba Ações e seleciona Adicionar ação.
No campo de tipo de ação, escolhe Enviar e-mail ao responsável (multi-responsável).
Ajusta os detalhes da mensagem se necessário e guarda as alterações.
Sempre que um responsável for adicionado a uma tarefa já criada, será notificado automaticamente por e-mail.
Para assegurar uma gestão eficaz, recomenda-se validar regularmente que as ações configuradas estejam operativas e que todos os responsáveis recebam corretamente as notificações de acordo com os fluxos definidos.