Uma vez gerado um pedido, o sistema permite gerir esse pedido através de uma tarefa não planeada, para isso deve-se clicar no símbolo de planear tarefa.
Depois, ao clicar, será aberta uma nova janela, onde deve ser preenchida toda a informação correspondente à tarefa não planeada que pode ser enviada para tarefas pendentes (para ser programada posteriormente) ou gerada como uma nova ordem de trabalho.
Para isso, devem ser seguidos 4 passos antes de gerir a tarefa:
Ativos: Informação associada ao ativo e ao seu estado.
Tarefa: Informação associada à tarefa não planeada.
SubTarefas: Lista com as subtarefas ou check-list (passo a passo) que devem ser cumpridas para completar satisfatoriamente a tarefa.
Recursos: Recursos a utilizar na execução e cumprimento da tarefa.
Passo 1:
Falhou o Ativo?: Caixa que permite indicar se a tarefa não planeada envolve uma falha do ativo. Ao ativá-la, são habilitados os seguintes campos:
Tipo de falha: Catálogo com os tipos de falhas associados aos ativos.
Causa da falha: Catálogo com as causas que podem provocar falhas nos ativos.
Método de deteção da falha: Catálogo com os métodos de deteção pelos quais se pode identificar uma falha.
Severidade das Falhas: Lista para hierarquizar a falha segundo a sua severidade. Se não for especificada, é mostrada como Sem severidade definida.
Tipo de dano causado: Lista com opções predefinidas para identificar o tipo de dano causado pela falha do ativo.
Tempo de interrupção a outros ativos: Tempo em que a falha afeta diretamente outros ativos.
Além disso, são ativadas duas perguntas adicionais:
Também é necessário terminar esta tarefa para que o Ativo volte a entrar em serviço? Ao ativar esta opção, regista-se a Data de início da paragem, que indica desde quando o equipamento está parado. Este dado é utilizado para calcular os indicadores de disponibilidade.
Esta paragem afeta outros ativos? Ao ativar esta opção, é habilitado o campo Este ativo está relacionado com, que permite ligar o ativo afetado a outro ativo relacionado dentro do sistema.
Passo 2:
Descrição da Tarefa: Detalhe curto onde se especifica a tarefa em questão.
Nota: Campo livre onde se pode adicionar algum detalhe da tarefa.
Tipo de Tarefa: Catálogo com todos os tipos de tarefas registados no sistema.
Classificação 1 e 2: Correspondem a campos livres que a plataforma disponibiliza para serem preenchidos e fornecer uma classificação adicional à tarefa.
Prioridade: Lista onde a tarefa é classificada segundo a sua prioridade.
Duração Estimada: Duração teórica que levaria a realizar a tarefa (o tempo real é registado diretamente na OT).
Número do Pedido: Correlativo de identificação do pedido que gera a tarefa não planeada.
Este trabalho já foi realizado: Opção que permite identificar no sistema se a tarefa já foi executada ou não.
Opções: Opções disponíveis para gerir a tarefa não planeada através de uma OT (é necessário adicionar o responsável da OT) ou Tarefa pendente (é necessário adicionar a data em que essa tarefa será programada).
Passo 3:
Neste passo devem ser adicionadas as subtarefas associadas. Para isso, clique no símbolo de adicionar que se encontra na parte inferior direita da plataforma e adicione as subtarefas conforme necessário.
Também pode gerar as subtarefas automaticamente utilizando a inteligência artificial do Fracttal One. Esta opção gera subtarefas e procedimentos automaticamente a partir da tarefa e do ativo selecionado. Pode editá-los antes de guardar.
Passo 4:
Neste último passo podem ser adicionados os recursos associados à tarefa não planeada, onde podem ser adicionados: Inventários, Recursos Humanos, Serviços, Inventários (Não Catalogados), Serviços (Não Catalogados).
Depois de concluída a gestão da tarefa não planeada, pode ser observado o estado alterado do pedido e o correlativo da OT gerada (caso tenha sido escolhida esta opção para gerir a tarefa).