Uma vez gerada uma ordem de serviço, o sistema permite geri-la através de uma tarefa não planeada. Para isso, é necessário clicar no símbolo de planear tarefa.

Em seguida, uma nova janela será aberta, onde deve preencher todas as informações correspondentes à tarefa não planeada que pode ser enviada para tarefas pendentes (a serem agendadas posteriormente) ou geradas como uma nova ordem de trabalho.

Para isso, devem ser estabelecidas 4 etapas antes de gerir a tarefa:

• Ativos: Informações associadas ao ativo e o seu estado.

• Tarefa: Informações associadas à tarefa não planeada.

• Subtarefas: Lista com as subtarefas ou lista de verificação (passo a passo) que devem ser cumpridas para completar a tarefa com sucesso.

• Recursos: Recursos a serem utilizados na execução e cumprimento da tarefa.

Passo 1:

• Ativo Falhou/Avariou: Opção onde pode indicar se a tarefa não planeada envolve a falha do ativo.

• Tipo de Avaria: Lista com os tipos de avarias associadas aos ativos.

• Causa da Avaria: Lista com as causas que podem levar às avarias dos ativos.

• Método de Deteção: Lista com os métodos de deteção através dos quais uma avaria pode ser identificada.

• Severidade: Lista com as opções para classificar a avaria de acordo com a sua gravidade.

• Tipo de Dano Causado: Lista com opções padrão para identificar o tipo de dano causado pela avaria do ativo.

• Tempo de Paragem de Outros Ativos: Tempo em que a avaria afeta diretamente outros ativos.

• Fora de Serviço: Estado em que o equipamento é parado por uma falha funcional. Este campo é de extrema importância, pois ao ativá-lo, a data e a hora desde que o equipamento foi parado devem ser colocadas (desta vez é o que é levado para um dos indicadores de disponibilidade no módulo Business Intelligence).

Passo 2:

• Descrição da Tarefa: Breve descrição onde a tarefa em questão é especificada.

• Nota: Campo livre onde alguns detalhes da tarefa podem ser acrescentados.

• Tipo de Tarefa: Lista com todos os tipos de tarefas registadas no sistema.

• Classificações 1 e 2: Corresponde aos campos livres deixados pela plataforma para serem preenchidos e com uma classificação adicional à tarefa.

• Prioridade: Lista onde a tarefa é classificada de acordo com a sua prioridade.

• Duração Estimada: Duração teórica do tempo necessário para executar a tarefa (o tempo real é registado diretamente na OT).

• Número de Pedido: Identificação correlativa do pedido que gera a tarefa não planeada.

• Este Ordem de Trabalho já foi executada?: Opção que permite identificar no sistema se a tarefa já foi executada ou não.

• Opções: Opções disponíveis para gerir a tarefa não programada através de uma OT (a pessoa responsável pela OT deve ser acrescentada) ou Tarefa Pendente (a data em que a tarefa será agendada deve ser acrescentada).

Passo 3:

Neste passo, as subtarefas associadas devem ser adicionadas, para o fazer, clique no símbolo de adicionar (+) no lado inferior direito da aplicação e depois adicione as subtarefas conforme desejado.

Passo 4:

Neste último passo pode adicionar os recursos associados à tarefa não planeada, onde pode adicionar: Inventário, Recursos Humanos, Serviços, Inventários (Não Catalogado), Serviços (Não Catalogado).

Depois, após finalizar a gestão de tarefas não planeadas, pode ver a mudança de estado do pedido e o correlativo da OT gerada (no caso desta opção ter sido escolhida para gerir a tarefa).