O Kanban View, uma ferramenta poderosa para organizar e acompanhar tarefas, é apresentado como um painel visual que organiza as ordens de trabalho em diferentes estados através de colunas. Este artigo explica como tirar o máximo partido desta interface intuitiva.
Compreensão da estrutura Kanban
A vista Kanban divide as ordens de trabalho em quatro colunas principais:
- Tarefas pendentes
- Ordens de trabalho em processo
- Ordens de trabalho em revisão
- Ordens de trabalho concluídas
Explorar os diferentes estados das tarefas
Na vista Kanban, cada tarefa é classificada num dos seguintes estados, proporcionando uma visão clara do progresso e do estado atual:
1. Tarefas pendentes
Estado de pré-execução, em que a tarefa está à espera de ser atribuída como uma ordem de trabalho.
Iconografia das tarefas pendentes:
- Caixa de verificação: Uma caixa de verificação que pode ser selecionada; uma vez activada, são activadas opções como o reagendamento em massa ou a criação de uma ordem de trabalho.
- Descrição do Ativo: Descreve o ativo a intervir.
- Descrição da Tarefa: Explica a execução solicitada, fornecendo detalhes sobre a natureza da tarefa.
- Opção Eliminar: Permite eliminar a tarefa pendente. Esta opção só se aplica a tarefas não planeadas.
- Duração estimada: Indica o tempo estimado pelos planeadores para a intervenção do bem.
- Data Agendada: Para tarefas não planeadas, refere-se à data em que o incidente foi comunicado. Para as tarefas planeadas, indica a data em que a tarefa foi agendada.
- Frequência de acordo com o acionador: Refere a frequência com que a atividade é executada de acordo com o acionador da tarefa. No caso de uma tarefa não planeada, aparecerá a palavra “Não planeada”.
- Reprogramar: Permite que a tarefa seja reprogramada. Para isso, deve ser adicionada uma causa para o reagendamento, a nova data de agendamento da tarefa e uma nota explicativa.
2. Ordens de trabalho em execução
A fase inicial de uma ordem de trabalho atribuída a um técnico, indicando que a execução está em curso.
Ordem dos trabalhos de iconografia em curso:
- Consecutivo da ordem de trabalho: Apresenta o número da sua ordem de trabalho, de acordo com o prefixo e sufixo previamente atribuídos a partir do módulo de configuração.
- Criador da ordem de trabalho: Indica o nome da pessoa que converteu a tarefa (planeada ou não planeada) numa ordem de trabalho em curso e atribuiu o técnico responsável pela sua execução.
- Descrição do Ativo: Descreve o ativo a ser intervencionado.
- Descrição da Tarefa: Explica a execução solicitada, fornecendo detalhes sobre a natureza da tarefa.
- Prioridade da Tarefa: Este ícone mostra a prioridade da tarefa, que pode ser muito alta, alta, média, baixa ou muito baixa.
- Barra de progresso: Indica o progresso da tarefa de acordo com a conclusão de cada uma das sub-tarefas solicitadas na ordem de serviço.
- Duração Estimada: Indica o tempo estimado pelos planeadores para a intervenção do ativo.
- Data Agendada: Para tarefas não planeadas, refere-se à data em que o incidente foi reportado. Para as tarefas planeadas, indica a data em que a tarefa foi agendada.
- Responsável: Mostra o nome do técnico responsável pela intervenção na ordem de trabalho.
- PDF: Quando clicado, redirecciona para um PDF detalhado da ordem de trabalho, onde a informação pode ser impressa e/ou descarregada.
- Opções: Nesta secção, encontra várias funcionalidades para interagir com a OT:
- Histórico: Mostra a rastreabilidade da ordem de trabalho, incluindo datas e horas de início, pausa, etc. (Acessível apenas a pessoas com permissões específicas).
- Cancelar: Permite cancelar a ordem de trabalho; é necessário indicar o motivo do cancelamento e uma nota. A ordem de trabalho regressa à lista de tarefas.
- Marcar: Marca a ordem de trabalho, destacando-a com a cor amarela e uma bandeira no canto superior direito, tornando-a fácil de identificar entre as outras tarefas.
3. Ordens de trabalho em análise
Fase em que a ordem de trabalho foi executada e está sujeita a revisão antes da conclusão.
Ordem de trabalho de iconografia em revisão:
- Consecutivo da ordem de trabalho: Apresenta o número da sua ordem de trabalho, de acordo com o prefixo e sufixo previamente atribuídos a partir do módulo de configuração.
- Criador da ordem de trabalho: Indica o nome da pessoa que converteu a tarefa (planeada ou não planeada) numa ordem de trabalho em curso e atribuiu o técnico responsável pela sua execução.
- Descrição do Ativo: Descreve o ativo a ser intervencionado.
- Descrição da Tarefa: Explica a execução solicitada, fornecendo detalhes sobre a natureza da tarefa.
- Prioridade da Tarefa: Este ícone mostra a prioridade da tarefa, que pode ser muito alta, alta, média, baixa ou muito baixa.
- Barra de progresso: Indica o progresso da tarefa de acordo com a conclusão de cada uma das sub-tarefas solicitadas na ordem de serviço.
- Duração Estimada: Indica o tempo estimado pelos planeadores para a intervenção do ativo.
- Data Agendada:Para tarefas não planeadas, refere-se à data em que o incidente foi reportado. Para as tarefas planeadas, indica a data em que a tarefa foi agendada.
- Responsável: Mostra o nome do técnico responsável pela intervenção na ordem de trabalho.
- PDF: Quando clicado, redirecciona para um PDF detalhado da ordem de trabalho, onde a informação pode ser impressa e/ou descarregada.
- Opções: Nesta secção, encontra várias funcionalidades para interagir com a OT:
- Histórico: Mostra a rastreabilidade da ordem de trabalho, incluindo datas e horas de início, pausa, etc. (Acessível apenas a pessoas com permissões específicas).
- Cancelar: Permite cancelar a ordem de trabalho; é necessário indicar o motivo do cancelamento e uma nota. A ordem de trabalho regressa à lista de tarefas.
- Marcar: Marca a ordem de trabalho, destacando-a com a cor amarela e uma bandeira no canto superior direito, tornando-a fácil de identificar entre as outras tarefas.
4. Ordens de trabalho concluídas
Último passo, que marca a conclusão da ordem de trabalho. Este passo despoleta a geração do próximo calendário para a tarefa e o cálculo dos indicadores de gestão associados.
Ordem de trabalho da iconografia concluída:
- Consecutivo da ordem de trabalho: Apresenta o número da sua ordem de trabalho, de acordo com o prefixo e sufixo previamente atribuídos a partir do módulo de configuração.
- Criador da ordem de trabalho: Indica o nome da pessoa que converteu a tarefa (planeada ou não planeada) numa ordem de trabalho em curso e atribuiu o técnico responsável pela sua execução.
- Descrição do Ativo: Descreve o ativo a ser intervencionado.
- Descrição da Tarefa: Explica a execução solicitada, fornecendo detalhes sobre a natureza da tarefa.
- Prioridade da Tarefa: Este ícone mostra a prioridade da tarefa, que pode ser muito alta, alta, média, baixa ou muito baixa.
- Duração Estimada: Indica o tempo estimado pelos planeadores para a intervenção do ativo.
- Data Agendada:Para tarefas não planeadas, refere-se à data em que o incidente foi reportado. Para as tarefas planeadas, indica a data em que a tarefa foi agendada.
- Responsável: Mostra o nome do técnico responsável pela intervenção na ordem de trabalho.
- PDF: Quando clicado, redirecciona para um PDF detalhado da ordem de trabalho, onde a informação pode ser impressa e/ou descarregada.
- Opções: Nesta secção, encontra várias funcionalidades para interagir com a OT:
- Histórico: Mostra a rastreabilidade da ordem de trabalho, incluindo datas e horas de início, pausa, etc. (Acessível apenas a pessoas com permissões específicas).
5.Acesso a informações pormenorizadas
Para obter informações detalhadas sobre as prioridades e os estados activos, pode clicar no ícone de informação. Esta ação fornece-lhe uma representação visual fácil de compreender, utilizando símbolos e cores, para entender rapidamente a importância e o estado das tarefas presentes na interface Kanban.
Esta visualização Kanban não só proporciona uma forma eficaz de organizar as tarefas, como também oferece um acesso rápido a detalhes cruciais, permitindo-lhe otimizar a gestão dos seus projectos e recursos.