O Portal de Convidados do Fracttal One não só permite que usuários externos relatem incidentes, mas também oferece flexibilidade para personalizar o formulário de solicitação, adaptando-o às necessidades específicas da sua organização. Configurar corretamente este formulário garante a coleta de informações precisas e relevantes, otimizando assim a gestão das solicitações de manutenção.
Pré-requisitos:
Ter o add-on "Portal de Convidados" contratado e ativado em sua conta do Fracttal One.
Possuir as permissões necessárias para acessar e modificar as configurações do sistema.
Por padrão, quando uma solicitação é aberta através do Portal de Convidados, essas solicitações são automaticamente incluídas na fila de solicitações pendentes. No entanto, é possível configurar o sistema para que as solicitações sejam enviadas diretamente com o status "Aberto".
Vá até o módulo Configuração> Módulos e selecione Solicitações de Trabalho.
Habilite a opção "Permitir que as solicitações do Portal de Convidados passem para o status aberto".
Passo a Passo: Configuração do formulário
A configuração do formulário do Portal de Convidados é realizada através do menu de configurações do Fracttal One. Isso permite definir tanto o conteúdo quanto a estrutura dos campos que os usuários externos deverão preencher.
Acesso ao módulo de configuração
Dentro do Fracttal One, acesse o menu principal de configurações e então selecione a opção "Configuração".
Dentro das configurações, navegue até o módulo chamado "Portal de Convidados".
Visualização do URL Público do Portal
Uma vez no módulo, dentro da aba de configurações do Portal de Convidados, você poderá visualizar o URL público atribuído ao seu portal. Este link deve ser compartilhado com os usuários externos para que possam acessar e criar solicitações.
Definição do Texto do cabeçalho (Header)
Nesta mesma seção de configurações, você encontrará um campo para definir o texto que aparecerá no cabeçalho (header) do Portal de Convidados.
Recomendação: Use um texto claro e conciso que descreva o propósito do portal para o usuário. Exemplo: "Portal de Solicitações de Manutenção [Nome da sua Empresa]".
Configuração dos campos do formulário
Este é o passo central da personalização do formulário. Aqui você poderá adicionar, editar e organizar os campos que os convidados deverão preencher.
Tipos de campos disponíveis:
O Fracttal One oferece vários tipos de campos para se adaptar a diferentes necessidades de informação:
Texto: Para respostas em formato livre (ex., descrições detalhadas).
Sim/Não: Para perguntas dicotômicas que requerem uma resposta binária.
Número: Para entrada de valores numéricos (ex., quantidades, códigos).
Lista (Dropdown): Permite ao usuário selecionar uma opção de uma lista pré-definida (ex., tipo de incidente, localização preestabelecida).
Para cada campo, é necessário definir o seguinte:
Descrição do Campo: Insira uma descrição clara e precisa sobre o tipo de informação esperada do usuário. Esta descrição servirá como um guia para o convidado.
Obrigatório/Opcional: Determine se o campo é obrigatório para o envio da solicitação. Marcar um campo como obrigatório garante que essa informação chave seja sempre recebida.
Opções da Lista (para campos do tipo "Lista"): Se selecionar um campo do tipo "Lista", você deverá configurar as opções que o usuário poderá escolher.
Depois de definir o cabeçalho e os campos do formulário conforme seus requisitos, certifique-se de salvar as alterações feitas na configuração do Portal de Convidados.
Após configurar o formulário, é altamente recomendável:
Acessar o Portal de Convidados usando o URL público, como se fosse um usuário externo.
Criar uma solicitação de teste para verificar se todos os campos são exibidos corretamente, se as descrições estão claras e se os campos obrigatórios funcionam como esperado.
Verificar se a solicitação de teste aparece corretamente no módulo de solicitações do Fracttal One.