Para editar ou concluir uma OS, você pode entrar em qualquer uma das visualizações associadas ao módulo Ordens de Serviço (Kanban, Linha do Tempo e Visualização de lista). Nesse caso, depois que a OS for gerada, basta clicar na OS (ou na tarefa, caso ela esteja na visualização de lista) para iniciar o processo de edição.

Para a visualização Kanban:

Ao selecionar uma OS e clicar nela, uma nova janela será ativada, na qual as informações gerais da OS serão exibidas, juntamente com as tarefas incluídas nessa OS.

Vamos identificar as diferentes opções que temos nessa visualização, depois de clicarmos em uma tarefa em processo.

1. Nome do Técnico Responsável: Nesta seção, é exibido o nome do técnico responsável pela Ordem de Serviço (OS).
2. Data de Programação: Mostra a data planejada para a execução da tarefa. Para iniciar e concluir a OS, é necessário clicar na tarefa desejada.
3. Duração Total Estimada: Representa o tempo estimado de parada do ativo. No caso de múltiplas tarefas com durações específicas (por exemplo, 20 minutos cada uma), o sistema soma esses tempos, fornecendo um total acumulado (exemplo: 40 minutos).
4. Consecutivo da Ordem de Serviço (OS) com Prefixo e Sufixo: Aqui é apresentado o número único da OS, com seu prefixo e sufixo, configurados previamente. Essa informação identifica de forma específica a OS dentro do sistema.
5. Botão de Salvar: Permite salvar as alterações feitas na OS.
6. Tempo de Execução Real: Reflete o tempo real gasto pelo técnico para executar a tarefa.
7. Notas: Neste espaço, podem ser adicionados comentários para visualização imediata.
8. Visualização de Ativo: Através deste ícone, acessa-se as informações do ativo.
9. Tipo de Atividade: Exibe o tipo de atividade a ser realizada.
10. Informações da Tarefa: Fornece detalhes como o tipo de tarefa, classificação 1 e 2, número de solicitação (se aplicável), data de programação e duração estimada.
11. Recursos: Indica a quantidade de recursos que serão ou foram utilizados na OS.
12. Anexos: Mostra a quantidade de arquivos anexados à OS.
13. Status: Indica o nível de progresso da tarefa em execução.

Nota:

Deve-se levar em consideração que cada tarefa é independente e tem seu próprio tempo de execução, mesmo que haja várias tarefas dentro da mesma TO, pois dessa forma é possível ter rastreabilidade individual para cada uma delas, em termos de tempo e recursos usados.

Depois de inserir a tarefa, o sistema abrirá uma janela na qual cada um dos requisitos necessários para executar a tarefa poderá ser preenchido. A seguir, uma breve descrição de cada um dos campos editáveis:

• Geral: Guia que contém as informações gerais da tarefa (tipo, prioridade e classificações), horários (registro de início e término da tarefa, tempo de execução etc.) e o tipo de acionador associado.

• Subtarefas: Guia em que devem ser preenchidas todas as etapas ou listas de verificação necessárias para concluir a tarefa.

• Recursos: Guia onde podem ser adicionados os diferentes recursos (recursos humanos, estoques, serviços etc.) necessários para a execução e o cumprimento da tarefa.

• Anexos: Guia em que os anexos de um plano de tarefa podem ser exibidos e novos anexos podem ser adicionados como evidência associada à execução da tarefa.

  Quando entramos na guia geral, a primeira coisa a fazer é iniciar a atividade clicando no botão "Start" (Começar), para que o registro dos tempos de execução comece.

Ao iniciar a tarefa, as seguintes opções serão ativadas:

• Parar: A opção corresponde à conclusão da tarefa quando todos os campos obrigatórios tiverem sido preenchidos para encerrar a tarefa.

• Pausa: Opção para registrar o tempo real trabalhado, excluindo as pausas intermediárias na execução da tarefa. Quando uma pausa for estabelecida, uma janela de registro será aberta, na qual o motivo da pausa deverá ser identificado, juntamente com uma breve nota descritiva. Por fim, a atividade pode ser retomada clicando na opção "Resume" e os registros associados às pausas também podem ser visualizados na opção "Records".

Nota: Caso precise registrar a hora manualmente (sem o contador de início e pausa), você pode entrar no botão "Registers" (Registros). Clique no botão "Registros", seguindo estas etapas.

Em seguida, vá para a guia da subtarefa para concluir cada uma das etapas ou pontos necessários para a execução da tarefa.

Quanto aos recursos, para adicioná-los, vá até a guia Recursos e clique no símbolo de adição na parte inferior direita da janela.

Ao clicar nele, será aberta outra janela na qual você poderá encontrar diferentes tipos de recursos para adicionar ao OS:

• Inventario: Corresponde aos recursos (ferramentas, peças sobressalentes e suprimentos) provenientes de um depósito e que são necessários para a execução da tarefa.

• Recursos Humanos: Corresponde às horas-homem a serem contadas na OS.

• Serviços: Corresponde aos custos associados a serviços externos realizados por terceiros registrados na plataforma (módulo de terceiros).

• Inventario (Não Catalogado): Corresponde a recursos do tipo estoque que não vêm de um depósito e, portanto, não estão registrados na plataforma.

• Serviço (Não Catalogado): Corresponde aos serviços associados a uma parte externa que não está registrada na plataforma como um terceiro.Depois de escolher o tipo de recurso, é necessário preencher as informações restantes, conforme mostrado na figura.

No exemplo acima, ao selecionar a opção de inventário, outra opção chamada "Ferramenta/Peças de reposição e suprimentos" (Ferramenta/Peças de reposição e suprimentos) é ativada. Isso ocorre porque, com base no inventário registrado no Fracttal One, será feita a seleção específica dos itens necessários.

Em seguida, é necessário especificar o depósito do qual o item necessário deve ser extraído.

Por fim, a quantidade de itens a serem pedidos.

Nota: Todos os custos associados a estoques e serviços catalogados vêm diretamente dos módulos Armazém e Terceiros.

É importante mencionar que, ao adicionar um recurso do tipo inventário, uma requisição de material é gerada automaticamente (tanto na OMC quanto no submódulo Warehouse Material Requisitions), que funciona como um documento de validação que garante que o pedido de material seja proveniente de uma ordem de serviço.

Depois que a requisição de material é gerada, a saída correspondente deve ser feita no módulo Armazém. Nesse caso, a requisição de material mudará o status de "Não entregue" para Entrega total ou parcial, conforme o caso.

Depois que o material for entregue, o técnico que concluir a OS deverá verificar a quantidade real utilizada e, se houver material restante, o material deverá ser devolvido ao depósito como devolução.

Agora, quanto à guia de anexos, ela funciona de maneira semelhante, pois, para visualizar os anexos associados à lista de tarefas, você só precisa entrar nessa guia.

Mas para adicionar um novo anexo, clique no link Adicionar na parte inferior da janela e selecione o tipo de anexo que deseja adicionar.

Tipos de anexos:

• Nota: Campo de texto no qual você pode adicionar observações sobre a tarefa executada.

• Link: Campo de texto no qual um link pode ser adicionado.

• Arquivo: Campo no qual arquivos, como documentos, imagens, etc., podem ser anexados.

Por fim, depois de fazer as edições e concluir o preenchimento de cada uma das 4 guias da OS (Tarefa, Subtarefas, Recursos, Anexos), basta clicar na opção Salvar e na opção Parar para registrar o fim da tarefa.

Completar uma OS em visualização tipo calendário:

Ao entrar na guia vista de calendário, basta clicar na OS em questão e você será redirecionado para a ordem de serviço; siga as mesmas etapas explicadas no início deste artigo.

Quais tipos de arquivos posso enviar para o Fracttal One?