Le contrôle d'inventaire par lots est une fonctionnalité du module Pièces et Fournitures de Fracttal One qui permet de suivre des groupes spécifiques d'articles (consommables, matériaux, fournitures, etc.) tout au long de leur cycle de vie dans l'entrepôt, de leur entrée à leur consommation ou sortie.
Chaque "lot" représente un ensemble d'unités du même article partageant une origine commune, une date de fabrication, un numéro de lot fournisseur et/ou une date d'expiration.
Comment activer le contrôle par lots sur un article
L'activation se fait directement dans l'enregistrement de l'article, dans la section Actifs > Pièces et Fournitures.
Étape 1 — Naviguez jusqu'au module Pièces et Fournitures et ouvrez l'article souhaité.
Étape 2 — Accédez à l'onglet "Général" : Dans le menu latéral gauche de l'enregistrement de l'article, cliquez sur l'onglet Général.
Étape 3 — Activez la case à cocher "Contrôlé par lot" : Faites défiler jusqu'à la section des configurations. Vous trouverez trois options de contrôle : Visible pour tous, Contrôlé par numéro de série et Contrôlé par lot. Cochez la dernière case.
En activant le contrôle par lot, le système affichera une boîte de dialogue de confirmation avec le message suivant : "En activant cette option, un lot par défaut sera automatiquement créé dans les entrepôts où cet article...". Cela signifie que Fracttal créera automatiquement un Lot 1 (lot par défaut) dans tous les entrepôts où l'article possède déjà un stock enregistré. Confirmez en cliquant sur Accepter.
Étape 4 — Enregistrez l'enregistrement : Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la configuration.
Note : Un article ne peut pas être contrôlé par lot et par numéro de série simultanément. Ce sont des configurations mutuellement exclusives, car elles représentent des approches différentes de traçabilité : le numéro de série identifie chaque unité individuellement, tandis que le lot regroupe des unités d'une même expédition.
Le lot dans le flux opérationnel
Une fois que le contrôle par lot est activé sur l'article, il apparaît à quatre endroits dans le module Entrepôts.
1. Stock de l'entrepôt (Entrepôts > Stock)
Dans la liste des stocks, le système affiche la colonne État des lots pour chaque article. Les valeurs possibles sont :
ACTIF — l'article possède au moins un lot actif dans la période de validité.
EXPIRÉ — il existe des lots dont la date de péremption est dépassée.
– (tiret) — l'article n'a pas le contrôle par lot activé.
Cliquez sur l'icône à côté de l'article pour ouvrir un panneau latéral. Vous y verrez la liste des lots associés à cet article dans l'entrepôt, avec le code du lot, la date d'expiration et la quantité disponible pour chaque lot.
2. Enregistrement des entrées (Entrepôts > Entrées)
Lors de la création d'une entrée, qu'elle soit de type Achat, Retour, Fabrication ou Retour d'affectation, le tableau des articles affiche des colonnes supplémentaires pour les articles avec contrôle par lot activé : Contrôlé par lot, Code du lot et Date d'expiration.
Pour enregistrer l'entrée d'un article contrôlé par lot :
Naviguez vers Entrepôts > Entrées et cliquez sur Nouvelle entrée.
Remplissez les champs de l'en-tête : type d'entrée, entrepôt de destination et document de référence.
Ajoutez l'article au tableau. Vous verrez que la colonne Contrôlé par lot affiche Oui.
Dans la colonne Code du lot, saisissez le code correspondant à cette expédition. Il peut s'agir du numéro de lot fournisseur ou d'un code attribué en interne.
Dans la colonne Date d'expiration, saisissez la date de péremption de cette expédition.
Complétez la quantité et le coût unitaire, puis enregistrez l'entrée.
3. Enregistrement des sorties (Entrepôts > Sorties)
Lors de l'enregistrement d'une sortie, de type Général, Ordre de travail, Retour au fournisseur, Transfert entre entrepôts ou Affectation, le système affiche les mêmes colonnes de lot dans le tableau des articles : Contrôlé par lot, Code du lot et Date d'expiration.
Pour enregistrer la sortie d'un article contrôlé par lot :
Naviguez vers Entrepôts > Sorties et cliquez sur Nouvelle sortie.
Remplissez les champs de l'en-tête : type de sortie, entrepôt d'origine et document de référence.
Ajoutez l'article au tableau. Vous verrez que la colonne Contrôlé par lot affiche Oui.
Dans la colonne Code du lot, sélectionnez ou saisissez le code du lot à partir duquel les unités sont retirées.
Vérifiez la Date d'expiration affichée pour confirmer que vous expédiez le bon lot.
Complétez la quantité et enregistrez la sortie.