L'Automatisateur de Fracttal One permet d'envoyer des notifications automatiques par e-mail aux Ressources Humaines assignés aux tâches, tant que l'option de multi-responsables est active. Il existe deux moments où un ressource humaine peut être assignée à une tâche, et les deux scénarios peuvent être couverts par des règles dans l'Automatisateur.
Ci-dessous, les deux scénarios possibles dans lesquels cette fonctionnalité peut être appliquée.
Notification automatique lors de la création de l'Ordre de Travail
Lorsque les responsables sont définis au moment de la création de l'Ordre de Travail, l'événement Nouvelle OT doit être configuré dans l'Automatisateur.
Étape par étape :
Accédez au menu principal de Fracttal One.
- Allez au module Automatisateur et sélectionnez Événements.
- Cliquez sur Ajouter (+) dans le coin inférieur droit de l'écran.
- Dans le formulaire de configuration, complétez les champs suivants :
Module : Tâches
Sous-module : Ordres de Travail
Événement : Nouvelle OT
Description : écrivez une description claire, par exemple "Notification Nouvelle OT"
Cliquez sur Enregistrer pour créer l'événement.
Ensuite, accédez à l'onglet Actions et cliquez sur Ajouter une action.
Sélectionnez l'action Envoyer un e-mail au responsable.
Configurez les détails du message si nécessaire et enregistrez les modifications.
Résultat : Chaque fois qu'une nouvelle OT est créée avec des Ressources Humaines assignées dès sa création, celles-ci recevront automatiquement une notification par e-mail.
Notification automatique lors de l'ajout de responsables après la création de l'OT
Lorsque les Ressources Humaines sont ajoutées directement depuis la tâche, après la création de l'Ordre de Travail, l'événement Nouvelle Ressource doit être configuré.
Étape par étape :
Accédez au menu principal et allez au module Automatisateur.
Sélectionnez le sous-module Événements.
Cliquez sur le bouton Ajouter (+) situé dans le coin inférieur droit.
Complétez les champs suivants pour configurer votre règle :
Module : Tâches
Sous-module : Ordres de Travail
Événement : Nouvelle Ressource
Description : Écrivez une description claire, par exemple "Notification lors de l'attribution de ressource"
Cliquez sur Enregistrer pour créer l'événement automatisé.
Accédez à l'onglet Actions et sélectionnez Ajouter une action.
Dans le champ de type d'action, choisissez Envoyer un e-mail au responsable (multi-responsable).
Ajustez les détails du message si nécessaire et enregistrez les modifications.
Chaque fois qu'un responsable est ajouté à une tâche déjà créée, il sera automatiquement notifié par e-mail.
Pour assurer une gestion efficace, il est recommandé de valider régulièrement que les actions configurées sont opérationnelles et que tous les responsables reçoivent correctement les notifications selon les flux définis.