La fonctionnalité de téléchargement en lot des Ordres de Travail permet d'exporter simultanément plusieurs documents au format PDF. Cette fonction facilite la génération de rapports organisés, prêts à être partagés avec des équipes, des clients ou pour des audits.
Comment télécharger des Ordres de Travail en lot ?
-
Pour démarrer le processus, accédez d'abord au module Tâches > Ordres de Travail > Vue Liste des tâches.
-
Sélectionnez les enregistrements que vous souhaitez télécharger.
Remarque : N'oubliez pas que les enregistrements correspondent aux tâches associées aux ordres de travail, donc le nombre de documents générés peut être inférieur au nombre total d'enregistrements sélectionnés.
- Cliquez sur le menu des options > "Télécharger les Ordres de Travail". Une fois le processus lancé, une notification apparaîtra indiquant que la génération des documents a commencé.
Remarque : Le temps de téléchargement peut varier en fonction du nombre de données sélectionnées.
- Une fois le processus terminé, vous recevrez un e-mail à l'adresse associée à votre compte utilisateur. Ce message contiendra un lien avec un bouton "Télécharger le fichier", vous permettant d'obtenir un fichier compressé contenant tous les ordres de travail des tâches sélectionnées au format PDF.
Une notification concernant le téléchargement des OTs apparaîtra dans le centre de notifications une fois que l'action aura été complétée.
Considérations importantes
- Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans la vue Liste des Ordres de Travail, qui affiche toutes les tâches associées aux ordres de travail.
- Sélectionner plusieurs enregistrements ne signifie pas que le même nombre d'ordres de travail sera généré. Un même ordre de travail peut inclure plusieurs tâches regroupées dans un seul document.
- Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les entreprises ayant activé l'add-on "Téléchargement en lot des Ordres de Travail".
- Un seul téléchargement en masse peut être effectué à la fois. Si vous tentez de démarrer un autre processus pendant qu'un processus est en cours, un message apparaîtra indiquant qu'un processus est déjà en file d'attente. Pour démarrer un nouveau processus, vous devez d'abord recevoir l'e-mail correspondant au téléchargement en cours.
- Pour une plus grande efficacité dans le téléchargement et l'envoi par e-mail des enregistrements, il est recommandé de sélectionner un maximum de 500 enregistrements par téléchargement.