Ajouter des actifs manuellement
Pour ajouter un actif, il suffit d'accéder au module correspondant (Emplacements, Équipements, Outils, Pièces détachées et Fournitures, Digital) et de cliquer sur l'option Ajouter, située en bas à droite de la fenêtre.
En cliquant, une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour compléter tous les champs attribués aux actifs. Ces attributs peuvent varier en fonction du type d'actif auquel ils se réfèrent.
Voici une brève explication de chacun des attributs présents dans la fenêtre des actifs.
Général : Onglet où l'on peut trouver toutes les informations générales associées à l'actif.
Nom de l’équipement : Nom sous lequel l'actif est identifié.
Modèle : Modèle de l'actif auquel il est fait référence.
Numéro de série : Numéro de série associé à l'actif (généralement celui établi par le fabricant de l’équipement).
Code : Code unique d’identification attribué à l'actif dans le système.
Code-barres : Code-barres appartenant à l'actif.
Priorité : Liste où les actifs sont classés selon leur priorité.
Type : Catalogue des différents types d'actifs.
Classification 1 et 2 : Champs libres laissés par la plateforme pour que les utilisateurs les remplissent selon les besoins.
Fournisseur : Fournisseur associé à l'actif.
Date d'achat : Date à laquelle l'actif a été acheté.
Situé dans ou fait partie de : Correspond à l'emplacement où se trouve l'actif dans le système, en tenant compte de la hiérarchie que cela représente pour la visualisation de cet actif par rapport aux autres utilisateurs.
Heures d'utilisation moyenne quotidienne : Correspond à la moyenne totale des heures travaillées par l'actif (par défaut, le système établit 24 heures d'utilisation quotidienne). Cette valeur est très importante pour le calcul des indicateurs dans le système.
Visible pour tous : Option qui permet d'établir la visibilité de l'actif pour tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique de localisation dans le compte du système.
Plan de tâches : Référence au plan de tâches auquel l'actif est lié.
Notes : Champs de type texte où il est possible d'ajouter une note associée à l'actif.
Photo : Photographie appartenant à l'actif en question.
Code QR : Code généré automatiquement par le système une fois que l'actif est créé.
Formulaire personnalisé : Groupes correspondant à une série de champs ou d'étiquettes pouvant être personnalisés selon les besoins de gestion de chaque entreprise. Idéalement, on peut y placer des informations sur l'actif qui ne peuvent pas être ajoutées dans l'onglet général, comme les spécifications techniques des équipements.
État de santé : Cet onglet permet d'observer, à travers des graphiques et des codes couleur, la fiabilité de l’équipement et le respect du plan de tâches.
Tiers liés : Liste où il est possible d'ajouter de manière référentielle les tiers associés à l'actif.
Financier : Correspond à la dépréciation linéaire de l'actif, calculée en fonction de la date de début, du pourcentage de dépréciation annuelle, des coûts d'achat, de remplacement et de récupération.
Pièces détachées et fournitures : Liste où il est possible d'ajouter de manière référentielle les pièces détachées et fournitures utilisées pour l'actif.
Historiques : Onglet où l'on peut visualiser les historiques des tâches, ressources et disponibilités associées à l'actif.
Pièces jointes : Onglet où il est possible d'ajouter les différents fichiers joints associés à l'actif.
Gestion documentaire : Onglet où il est possible d'ajouter les différents documents ou garanties soumis à expiration associés à l'actif.
Note : Les informations présentées ci-dessus sont à titre référentiel pour les actifs de type équipements. Certains attributs peuvent varier en fonction du type d'actif auquel les informations sont ajoutées.
Les champs à remplir lors de la création ou de la modification d'un actif peuvent être configurés comme obligatoires ou optionnels, selon les besoins de l'organisation.
Cette configuration se fait depuis le module de configuration, dans la section des modules. Pour plus d'informations, cliquez ici.
Enfin, après avoir complété tous les champs nécessaires pour enregistrer l'actif, il faut cliquer sur l'option enregistrer pour terminer le processus de création de l'actif.
Il est également possible d'ajouter des actifs en masse dans les situations où il est nécessaire d'enregistrer un grand volume d'actifs. Consultez l'article suivant pour plus de détails : Importer des actifs en masse