Como cancelar Ordens de Trabalho em massa com o Fracttal Hub?

Com o Fracttal Hub, é possível automatizar o cancelamento massivo de Ordens de Trabalho (OTs) através da integração da sua instância do Fracttal com o Google Sheets. Esta funcionalidade é ideal para otimizar a gestão e poupar tempo ao desativar OTs que já não serão executadas.

Este guia prático mostra como configurar e executar este processo em três fases: configuração no Google Cloud, ligação no Fracttal e preparação da folha de cálculo para a execução do fluxo.

Fase 1: Configuração no Google Cloud Platform (GCP)

Antes de interagir com o Fracttal, é necessário configurar o ambiente no Google Cloud para autorizar o acesso ao Google Sheets.

1. Aceda ao GCP com a sua conta Google e clique no seletor de projetos na barra superior, junto ao logótipo..

   

2. Se não tiver um projeto, clique em “Novo projeto”, atribua-lhe um nome descritivo (ex.: cancelar OTs) e clique em “Criar”.

   

   

É necessário ativar as APIs que permitirão ao Fracttal ler e escrever nos serviços do Google Drive e Google Sheets.

1. No campo de pesquisa principal, aceda a “APIs e serviços”.

   

2. Clique no botão “+ ATIVAR APIS E SERVIÇOS”.

   

3. Utilize a barra de pesquisa para localizar e ativar as seguintes APIs, uma a uma:

   

   • Google Drive API
   • Drive Labels API
   • Google Drive Activity API
   • Google Sheets API

4. Para cada uma, selecione-a nos resultados e clique no botão “Ativar”.

   

A conta de serviço irá atuar como um “utilizador robô” que o Fracttal utilizará para aceder de forma segura à sua folha de cálculo.

1. Dentro de “APIs e serviços”, aceda à secção “Credenciais” no menu lateral esquerdo.

   

2. Clique em “+ CRIAR CREDENCIAIS” e selecione “Conta de serviço”.

   

3. Atribua um nome à conta de serviço (ex.: cancelar-ots). O ID será gerado automaticamente.

   

4. Clique em “Criar e continuar” e depois em “Concluir”.

   

5. De volta à lista de Contas de serviço, clique na conta que acabou de criar e aceda ao separador “CHAVES”.

   

6. Clique em “ADICIONAR CHAVE” e selecione “Criar nova chave”.

   

7. Certifique-se de que o tipo de chave é JSON (opção recomendada) e clique em “Criar”.

   

   

Fase 2: Configuração no Fracttal One

Agora, iremos configurar a ligação dentro do Fracttal para que possa utilizar as credenciais do Google.

• Na sua instância do Fracttal One, aceda a Configurações ▸ Catálogos Auxiliares ▸ Ligações e clique em ( + ) para adicionar uma nova ligação.

  

• No campo “Tipo”, selecione Google Sheet (Service Account).

  

• Preencha os campos do formulário utilizando as informações do ficheiro .json descarregado no passo anterior.

  

• Clique em “Guardar.

O utilizador da API que irá executar o fluxo necessita de permissões para modificar OTs.

1. Aceda a Configurações ▸ Ligações API ▸ Consumidores / OAuth.

2. Certifique-se de que existe um consumidor criado. Este consumidor deve estar associado a um Grupo de Permissões que tenha capacidade para editar OTs. Consulte o artigo: Criar consumidores OAuth.

3. Para verificar as permissões, aceda a Configurações ▸ Contas de Utilizador ▸ Permissões.

4. Selecione o grupo de permissões correspondente e certifique-se de que, no módulo Tarefas ▸ Ordens de Trabalho ▸ Em Processo, a opção “Editar” está assinalada.

Esta permissão é a que permite alterar o estado de uma OT para “Cancelada”.

Fase 3: Preparação e execução do processo

Com as configurações concluídas, o último passo é preparar os dados e executar o fluxo.

1. Crie uma nova folha de cálculo no Google Sheets.

2. Atribua-lhe um nome descritivo (ex.: Cancelar OTs).

3. Na primeira linha da folha, crie as seguintes colunas:

   • A: folio — IDs das OTs a cancelar
   • B: user_code — Código do utilizador no Fracttal que irá registar o cancelamento
   • C: work_orders_status_cancel — Motivo do cancelamento (deve corresponder exatamente a um motivo existente no catálogo do Fracttal)
   • D: note — Nota opcional para o cancelamento

Passo crítico: Clique no botão “Partilhar” e adicione o endereço de e-mail da conta de serviço (campo client_email do ficheiro .json). Atribua-lhe o papel de Editor. Este passo é fundamental para que o Fracttal possa ler e escrever na folha.

Para evitar erros, apenas devem ser canceladas OTs que cumpram os requisitos.

1. No Fracttal One, aceda a Plano de Tarefas ▸ Ordens de Trabalho e altere para a vista de lista.

2. Aplique os seguintes filtros para encontrar OTs elegíveis para cancelamento:

   • Estado: Em Processo

• Percentagem de Avanço: = 0

• Estado da Tarefa: Não Iniciada

Clique em “Aplicar filtros”.

Exporte os resultados para um ficheiro .xlsx ou .csv utilizando a opção “Exportar em massa”.

Abra o ficheiro exportado e copie os IDs das OTs para a coluna folio da sua folha do Google Sheets.

Onde encontrar o user_code? 

Encontre-o no catálogo de Recursos Humanos: procure o utilizador e copie o valor do campo Código.

Preencha as colunas user_code, work_orders_status_cancel e note para todas as linhas correspondentes. Pode arrastar os valores caso sejam iguais para todas as OTs.

Fase 4: Configurar e executar o fluxo no Fracttal Hub

Com a folha de cálculo pronta e os dados preparados, o passo final é construir a automatização no Fracttal Hub.

• Aceda ao Fracttal Hub e crie um novo fluxo. Atribua-lhe uma descrição clara.

Configurar o ativador

• Clique no Ativador e, de seguida, no menu do lado direito, selecione Manual como Evento e guarde as alterações.

Configurar a Fonte (Source)

• Clique em Fonte.

• No campo Módulo, selecione GoogleSheet.

• Em Ligação, escolha a ligação criada anteriormente (Cancelar OTs).

• A Ação será Ler.

• No campo spreadsheet_id, cole o ID da sua folha de cálculo.

  Onde encontrar o spreadsheet_id:
  Abra a sua folha do Google Sheets e observe o URL no navegador. O ID é a longa sequência de caracteres localizada entre /d/ e /edit.

• No campo sheet, introduza 0 (para indicar que será lida a primeira aba da folha).

• Na secção Campos, deve replicar exatamente os nomes das colunas da sua folha. Adicione os seguintes campos, assegurando que o tipo é Texto:

  • folio

  • user_code

  • work_orders_status_cancel

  • note

• Guarde a configuração da fonte.

Configurar o Destino (Target)

• Clique em Destino.

• No campo Módulo, selecione Fracttal.
• Em Ligação, escolha o consumidor OAuth que possui as permissões necessárias.
• Em Ação, procure e selecione cancel_work_orders_bulk.

Guarde a configuração do destino.

Configurar o mapeamento de campos

• Após selecionar a ação, clique no nó Configuração.
• Será aberta a página de Configuração de Campos. Aqui deve ligar os dados da Fonte (Google Sheets) aos campos esperados pelo Destino (Fracttal). Faça o mapeamento da seguinte forma:

• folio (Destino) → folio (Fonte)

• user_code (Destino) → user_code (Fonte)

• work_orders_status_cancel (Destino) → work_orders_status_cancel (Fonte)

• note (Destino) → note (Fonte)

Guarde o mapeamento.

Guardar e ativar o fluxo

• No canto superior direito, clique em Guardar.
• Ative o interruptor Ativado no canto superior esquerdo.

Passo 9: Executar e verificar o resultado

Com o fluxo totalmente configurado e ativado, já pode proceder ao cancelamento massivo.

1. Na tela principal do fluxo, clique no botão Executar.

2. Para monitorizar o progresso, aceda às seguintes secções no menu lateral do Fracttal Hub:

   • Fila de eventos: aqui verá o estado do fluxo passar de Em fila para A processar e, finalmente, Concluído.
   • Histórico de Execução: após a conclusão, poderá ver um registo detalhado. Um processo bem-sucedido mostrará Sim nas colunas Extração, Transformação e Carga, com a mensagem 200 (código de sucesso).

Verificação final no Fracttal One

• Regresse à sua instância do Fracttal One, na vista de lista de Ordens de Trabalho.
• As OTs que constavam na sua folha de cálculo já não deverão aparecer na lista, uma vez que o seu estado foi alterado para “Cancelada”.