Como cancelar Ordens de Serviço em massa com o Fracttal Hub?

Com o Fracttal Hub, é possível automatizar o cancelamento em massa de Ordens de Serviço (OSs) por meio da integração da sua instância do Fracttal com o Google Sheets. Essa funcionalidade é ideal para otimizar a gestão e economizar tempo ao desativar OSs que não serão mais executadas.

Este guia prático mostra como configurar e executar esse processo em três fases: configuração no Google Cloud, conexão no Fracttal e preparação da planilha para a execução do fluxo.

Fase 1: Configuração no Google Cloud Platform (GCP)

Antes de interagir com o Fracttal, é necessário configurar o ambiente no Google Cloud para autorizar o acesso ao Google Sheets.

1. Acesse o GCP com sua conta Google e clique no seletor de projetos na barra superior, ao lado do logotipo.

   

2. Se você não tiver um projeto, clique em “Novo projeto”, atribua um nome descritivo (ex.: cancelar OSs) e clique em “Criar”.

   

   

É necessário habilitar as APIs que permitirão ao Fracttal ler e gravar dados nos serviços do Google Drive e Google Sheets.

1. Na barra de pesquisa principal, acesse “APIs e serviços”.

   

2. Clique no botão “+ ATIVAR APIS E SERVIÇOS”..

   

3. Utilize a barra de pesquisa para localizar e habilitar as seguintes APIs, uma a uma:

   

   • Google Drive API
   • Drive Labels API
   • Google Drive Activity API
   • Google Sheets API

4. Para cada uma, selecione-a nos resultados e clique no botão “Ativar”.

   

A conta de serviço atuará como um “usuário robô” que o Fracttal utilizará para acessar sua planilha de forma segura.

1. Dentro de “APIs e serviços”, acesse a seção “Credenciais” no menu lateral esquerdo.

   

2. Clique em “+ CRIAR CREDENCIAIS” e selecione “Conta de serviço”.

   

3. Atribua um nome à conta de serviço (ex.: cancelar-oss). O ID será gerado automaticamente.

   

4. Clique em “Criar e continuar” e depois em “Concluir”.

   

5. De volta à lista de Contas de serviço, clique na conta que acabou de criar e acesse a aba “CHAVES”.

   

6. Clique em “ADICIONAR CHAVE” e selecione “Criar nova chave”.

   

7. Certifique-se de que o tipo de chave seja JSON (opção recomendada) e clique em “Criar”.

   

   

Fase 2: Configuração no Fracttal One

Agora, vamos configurar a conexão dentro do Fracttal para que ele possa utilizar as credenciais do Google.

• Na sua instância do Fracttal One, acesse Configurações ▸ Catálogos Auxiliares ▸ Conexões e clique em ( + ) para adicionar uma nova conexão.

  

• No campo “Tipo”, selecione Google Sheet (Service Account).

  

• Preencha os campos do formulário utilizando as informações do arquivo .json baixado na etapa anterior.

• 

• Clique em “Salvar”.

O usuário da API que executará o fluxo precisa ter permissões para modificar OSs.

1. Acesse Configurações ▸ Conexões API ▸ Consumidores / OAuth.

2. Certifique-se de que existe um consumidor criado. Esse consumidor deve estar associado a um Grupo de Permissões que permita editar OSs. Consulte o artigo: Criar consumidores OAuth.

3. Para verificar as permissões, acesse Configurações ▸ Contas de Usuários ▸ Permissões.

4. Selecione o grupo de permissões correspondente e verifique se, no módulo Tarefas ▸ Ordens de Serviço ▸ Em Processo, a opção “Editar” está marcada.

Essa permissão é a que permite alterar o status de uma OS para “Cancelada”.

Fase 3: Preparação e execução do processo

Com as configurações prontas, o último passo é preparar os dados e executar o fluxo.

1. Crie uma nova planilha no Google Sheets.

2. Dê a ela um nome descritivo (ex.: Cancelar OSs).

3. Na primeira linha da planilha, crie as seguintes colunas:

   • A: folio — IDs das OSs a serem canceladas

   • B: user_code — Código do usuário no Fracttal que registrará o cancelamento

   • C: work_orders_status_cancel — Motivo do cancelamento (deve corresponder exatamente a um motivo existente no catálogo do Fracttal)

   • D: note — Nota opcional para o cancelamento

Clique no botão “Compartilhar” e adicione o e-mail da conta de serviço (campo client_email do arquivo .json). Atribua a ela o papel de Editor. Esse passo é fundamental para que o Fracttal consiga ler e escrever na planilha.

Para evitar erros, apenas tente cancelar OSs que atendam aos requisitos.

1. No Fracttal One, acesse Plano de Tarefas ▸ Ordens de Serviço e altere para a visualização em lista.

2. Aplique os seguintes filtros para encontrar OSs elegíveis para cancelamento:

   • Status: Em Processo

• Percentual de Avanço: = 0

• Status da Tarefa: Não Iniciada

Clique em “Aplicar filtros”.

Exporte os resultados para um arquivo .xlsx ou .csv utilizando a opção “Exportação em massa”.

Abra o arquivo exportado e copie os IDs das OSs para a coluna folio da sua planilha do Google Sheets.

Onde encontrar o user_code?

Localize-o no catálogo de Recursos Humanos: procure o usuário e copie o valor do campo Código.

Preencha as colunas user_code, work_orders_status_cancel e note para todas as linhas correspondentes. Você pode arrastar os valores caso sejam iguais para todas as OSs.

Fase 4: Configurar e executar o fluxo no Fracttal Hub

Com a planilha pronta e os dados preparados, o passo final é construir a automação no Fracttal Hub.

• Acesse o Fracttal Hub e crie um novo fluxo. Atribua uma descrição clara.

Configurar o acionador

• Clique no Acionador e, em seguida, no menu à direita, selecione Manual como Evento e salve as alterações.

Configurar a Fonte (Source):

• Clique em Fonte.

• No campo Módulo, selecione GoogleSheet.
• Em Conexão, escolha a conexão criada anteriormente (Cancelar OSs).
• A Ação será Ler.
• No campo spreadsheet_id, cole o ID da sua planilha.

• Onde encontrar o spreadsheet_id:
  Abra sua planilha do Google Sheets e observe a URL no navegador. O ID é a longa sequência de caracteres localizada entre /d/ e /edit.
  .../spreadsheets/d/[ESTE É O ID QUE DEVE COPIAR]/edit...

• No campo sheet, informe 0 (para indicar que será lida a primeira aba da planilha).

• Na seção Campos, replique exatamente os nomes das colunas da planilha. Adicione os seguintes campos, garantindo que o tipo seja Texto:
  • folio
  • user_code
  • work_orders_status_cancel
  • note

• Salve a configuração da fonte.

Configurar a Conexão (Target)

• Clique em Conexão.

• No campo Módulo, selecione Fracttal.
• Em Conexão, escolha o consumidor OAuth que possui as permissões necessárias.
• Em Ação, procure e selecione cancel_work_orders_bulk.

Salve a configuração do destino.

Configurar o mapeamento de campos

• Após selecionar a ação, clique no nó Configuração.

• A tela de Configuração de Campos será aberta. Nela, conecte os dados da Fonte (Google Sheets) com os campos esperados pelo Destino (Fracttal). Faça o mapeamento da seguinte forma:

• folio (Destino) → folio (Fonte)
• user_code (Destino) → user_code (Fonte)
• work_orders_status_cancel (Destino) → work_orders_status_cancel (Fonte)
• note (Destino) → note (Fonte)

Salve o mapeamento.

Salvar e ativar o fluxo

• No canto superior direito, clique em Salvar.
• Ative o interruptor Habilitado no canto superior esquerdo.

Passo 9: Executar e verificar o resultado

Com o fluxo totalmente configurado e habilitado, você já pode prosseguir com o cancelamento em massa.

1. Na tela principal do fluxo, clique no botão Executar.

   

2. Para acompanhar o progresso, acesse as seguintes seções no menu lateral do Fracttal Hub:

   • Fila de eventos: você verá o status do fluxo mudar de Em fila para Processando e, por fim, Finalizado.
   • Histórico de Execução: após a conclusão, será exibido um registro detalhado. Um processo bem-sucedido mostrará Sim nas colunas Extração, Transformação e Carga, com a mensagem 200 (código de sucesso).

Verificação final no Fracttal One

• Retorne à sua instância do Fracttal One, na visualização em lista de Ordens de Serviço.

• As OSs que estavam na planilha não deverão mais aparecer na lista, pois seu status foi alterado para “Cancelada”.