Les formulaires de conformité et de sécurité permettent de standardiser les validations opérationnelles avant ou après l'exécution d'une tâche, garantissant le respect des exigences réglementaires, de sécurité et de contrôle interne.
Que faire
Connectez-vous à Fracttal One et accédez au module Tâches ▸ Conformité et sécurité.
Création d'un nouveau formulaire
Une fois dans le module, cliquez sur l'icône ( + ) située en bas à droite pour créer un nouveau formulaire de validation.
Configuration du formulaire
Dans la fenêtre de création, remplissez les données initiales qui définiront l'identité et le comportement du formulaire :
Description : un résumé bref de l'objectif ou du contexte du formulaire (par exemple : « Liste de contrôle de sécurité avant maintenance »). Cela aide les autres utilisateurs à comprendre son utilisation sans ambiguïté.
Type : sélectionnez le type de validation requis parmi les catalogues auxiliaires préalablement configurés.
Classification 1 et Classification 2 : catégories supplémentaires permettant d'organiser et de filtrer les formulaires (par zone, criticité, type de tâche, etc.).
Moment d'exécution : définissez quand le formulaire sera appliqué — pré-opérationnel (avant la tâche) ou post-opérationnel (après la tâche).
Obligatoire : cochez cette option si le formulaire doit être obligatoire pour compléter la tâche — utile lorsque le contrôle est critique.
Une fois la configuration des validations terminée, vérifiez chaque champ et assurez-vous que la logique appliquée correspond bien au scénario opérationnel. Une fois vérifié, enregistrez les modifications pour enregistrer le formulaire dans le système.
Validations du formulaire
Une fois les données générales du formulaire configurées, il est nécessaire de définir les validations spécifiques qui doivent être remplies lors de l'exécution de la tâche. Ces validations permettent de contrôler, enregistrer et fournir des preuves du respect des exigences opérationnelles, réglementaires et de sécurité.
Chaque champ ajouté représente une vérification, un enregistrement ou une confirmation que le technicien doit remplir avant ou après l'exécution de la tâche, selon le moment configuré précédemment.
Dans l'onglet Validations du formulaire, différents types de champs peuvent être ajoutés en fonction des besoins:
Types de champs disponibles
Texte libre
Vérification (case à cocher)
Date
Nombre
Signature
Pièce jointe
Cette combinaison stratégique permet à chaque formulaire d'être spécifique, pertinent et utile pour la tâche en question — évitant les redondances, facilitant la conformité et améliorant la traçabilité.
Bonnes pratiques d'utilisation
La combinaison appropriée des différents types de champs permet de créer des formulaires spécifiques, pertinents et alignés avec la tâche à exécuter. Une définition correcte des validations évite les redondances, facilite la conformité par le technicien et améliore la traçabilité des informations enregistrées dans le sous-module Conformité et sécurité.
Types de validations
Voici les types de champs disponibles qui peuvent être intégrés dans un formulaire de conformité et de sécurité. La sélection et la combinaison de ces champs dépendront du type de validation que vous souhaitez mettre en place et du contexte opérationnel dans lequel le formulaire sera appliqué.
Voici les types de champs que vous pouvez intégrer dans votre formulaire et leur utilisation dans le contexte opérationnel :
Texte libre
Permet d'entrer des commentaires, observations ou notes supplémentaires relatives à la validation.
Utilisations courantes :
Noter les conditions rencontrées lors de l'inspection.
Décrire les anomalies observées.
Enregistrer les instructions spécifiques du technicien.
Vérification (case à cocher)
C'est un champ de sélection simple pour confirmer qu'un élément a été vérifié, approuvé ou complété.
Utilisations courantes :
Confirmer que les EPI sont complets.
Valider que l'équipement est sans fuites, bruits ou vibrations.
Certifier qu'un protocole de sécurité a été suivi.
Date
Permet d'enregistrer la date (et parfois l'heure) à laquelle une vérification ou révision a été effectuée.
Utilisations courantes :
Enregistrer la date de l'inspection.
Confirmer la date d'une calibration ou d'un ajustement.
Contrôler les validations périodiques.
Nombre
Champ utilisé pour enregistrer des valeurs quantitatives.
Utilisations courantes :
Mesurer la pression, la température, l'intensité, le niveau, etc.
Enregistrer les lectures instrumentales.
Capturer les résultats des tests ou des mesures.
Signature
Permet au responsable d'enregistrer son approbation, sa conformité ou la clôture de la validation par une signature numérique.
Utilisations courantes :
Confirmer que l'inspection a été effectuée par un technicien autorisé.
Enregistrer la conformité du superviseur.
Valider les audits internes.
Pièce jointe (preuves / fichiers)
Le champ Pièce jointe permet au technicien de télécharger des fichiers comme preuve directe de la vérification : photos, PDF, rapports d'instrumentation, etc. C'est un élément clé pour la traçabilité et la validation visuelle de ce qui est enregistré dans le formulaire.