A funcionalidade de aprovação de orçamento condicionada através do Automatizador permite a configuração de regras dinâmicas para a atribuição de aprovadores, baseadas em condições específicas tais como localização, especialidade e valor da ordem de trabalho. Estas regras permitem ao sistema atribuir automaticamente um ou vários aprovadores responsáveis, que receberão notificações e deverão validar a aprovação de forma individual.
O fluxo de trabalho não permite executar tarefas da ordem até que todos os aprovadores tenham dado o seu aval. Isto ajuda a melhorar o controlo financeiro, facilita a rastreabilidade e oferece uma forma flexível de gerir os orçamentos, adaptando-se à estrutura da organização.
Configuração do Processo:
Para utilizar esta funcionalidade, o utilizador deve configurar o processo através dos seguintes passos:
Configurar uma regra no Automatizador:
Para a criação correspondente do automatizador, selecione as seguintes opções para cada campo:
- Módulo - Tarefas
- Submódulo - Orçamentos
- Evento - Novo Orçamento
- Descrição - Identificação do automatizador
Definir as condições operacionais conforme a necessidade, por exemplo:
- Localização: Estabeleça a condição relacionada com a localização do trabalho.
- Tipo ou especialidade do trabalho: Defina a especialidade associada à ordem de trabalho.
- Valor do orçamento: Estabeleça os intervalos ou valores específicos que determinarão os limites da aprovação.
Atribuir aprovadores:
- Na secção de ações, selecione um ou mais utilizadores para serem atribuídos como aprovadores.
Assegure-se de validar e guardar a informação para completar a configuração do automatizador.
Fluxo de Aprovação
Uma vez configurada a regra, o sistema ativará o fluxo de aprovação quando for criada uma OT que cumpra as condições predefinidas.
Um email de notificação será enviado a cada aprovador.
Os aprovadores definidos receberão uma notificação e deverão aceder ao módulo de Orçamento para completar a validação.
Ao aceder ao módulo, poderá visualizar o seguinte:
- Todas as informações pertinentes à Ordem de Trabalho, detalhes do ativo associado e centro de custo.
- A lista de aprovadores.
- O estado de cada um (Pendente / Aprovado).
- Notas deixadas pelos aprovadores
Ao pressionar o botão “Aprovar”, será exibido o seguinte painel:
Cada aprovador deverá confirmar individualmente a sua aprovação. A ordem de trabalho só será habilitada para execução uma vez que todos os aprovadores tenham dado o seu aval.
Para finalizar a ação de orçamento, todos os aprovadores devem ter concluído este mesmo processo e só então a vista mostrará o estado como APROVADO.