Le Planificateur virtuel automatise la planification préventive de la maintenance, garantissant que les tâches soient réalisées ponctuellement selon le calendrier établi. Cela améliore la continuité opérationnelle et réduit les temps d’arrêt non planifiés.
Le module complémentaire permet de créer deux règles supplémentaires dans le module Automatiseur :
Générer automatiquement une OT à partir de nouvelles demandes de travail.
Générer automatiquement une OT à partir des tâches en attente.
Générer une OT à partir d’une nouvelle demande de travail
Pour générer les ordres de travail non planifiés provenant d’une demande, il est nécessaire de suivre ces étapes.
Dans le menu principal, allez dans le module « Automatiseur » puis dans « Événements ».
Cliquez sur le symbole plus situé en bas à droite pour créer une nouvelle règle.
Vous trouverez ici le premier des trois onglets que vous pouvez configurer pour la règle. Une fois à l’intérieur, sélectionnez le « Module », « Sous-module » et « Événement » que vous utiliserez pour votre règle.
Module Demandes
Sous-module : Mes demandes
Événement : Nouvelle demande
Dans Description, ajoutez le nom de la règle pour faciliter son identification dans la liste principale des règles créées. Ensuite, cliquez sur enregistrer en utilisant l’icône située en haut à droite et revenez en utilisant l’icône située en haut à gauche.
Maintenant, allez dans le deuxième onglet et cliquez sur l’onglet « Conditions ».
Dans cette section, vous pouvez définir des conditions spécifiques en utilisant le symbole plus situé en bas à droite. Ces conditions doivent être remplies pour que la règle s’active. Si vous ne définissez aucune condition, la règle s’activera à chaque arrivée d’une nouvelle demande, peu importe l’actif, l’emplacement ou toute autre caractéristique particulière.
Cliquez sur le symbole plus et vous pourrez voir les différentes conditions que vous pouvez configurer pour l’activation de la règle.
Par exemple, vous pouvez définir que l’emplacement de la nouvelle demande provienne d’une succursale, d’une zone ou d’une sous-zone spécifique, ou que le type d’équipement soit déterminé.
En haut des conditions, vous verrez trois options, qui fonctionnent de la manière suivante :
Sans conditions : Aucune condition n’est appliquée pour l’activation de la règle.
Au moins une doit être vraie : La nouvelle demande doit remplir au moins une des conditions pour activer la règle.
Toutes doivent être vraies : La nouvelle demande doit remplir toutes les conditions spécifiées. Par exemple, selon l’exercice montré sur l’image, l’actif doit être de type « Climatisations » et appartenir à l’emplacement spécifié « Succursale 2 » ; sinon, la règle ne s’activera pas.
Une fois la condition configurée, cliquez sur enregistrer et revenez en arrière. Ensuite, sélectionnez le dernier onglet nommé « Actions » puis cliquez sur le symbole plus.
Vous verrez ici cinq actions à choisir, sélectionnez celle qui dit « Générer un ordre de travail avec : »
Indiquez qui sera le Responsable et le type de Tâche que l’OT générée par la règle aura.
Avec l’action prête, il ne reste plus qu’à enregistrer et revenir à la liste principale. Voilà ! Vous aurez la règle pour générer automatiquement des Ordres de Travail provenant d’une nouvelle demande.
Générer un ordre de travail à partir d’une tâche en attente
Pour générer les ordres de travail dérivés d’une tâche planifiée, vous devrez procéder comme suit :
Dans le menu principal, allez dans le module « Automatiseur » puis dans « Événements ».
Cliquez sur le symbole plus situé en bas à droite pour créer une nouvelle règle.
Vous serez redirigé vers le premier des trois onglets disponibles pour configurer la règle.
Vous serez redirigé vers le premier des trois onglets disponibles pour configurer la règle. Dans cette section, sélectionnez le « Module », « Sous-module » et « Événement » que vous utiliserez pour votre règle :
Module : Tâches
Sous-module : Tâches en attente
Événement : Tâches en attente ou en retard
Dans Description, ajoutez le nom de la règle pour l’identifier dans la liste principale des règles créées. Cliquez sur enregistrer avec l’icône qui apparaît en haut à droite et revenez en utilisant l’icône à gauche.
Maintenant, vous verrez les trois onglets configurables pour la règle. Sélectionnez l’onglet « Conditions ».
Dans cette section, vous pourrez créer des conditions spécifiques en utilisant le symbole plus situé en bas à droite. Ces conditions doivent être remplies pour que la règle s’active. Si vous n’établissez aucune condition, la règle s’activera à chaque fois qu’une nouvelle « Tâche en attente » sera générée, peu importe l’actif, l’emplacement ou toute autre condition spécifique.
Dans l’image suivante, vous pourrez voir les différentes conditions que vous pouvez configurer pour l’activation de la règle.
Par exemple, vous pouvez sélectionner que l’emplacement de l’équipement soit une succursale, une zone ou une sous-zone spécifique, ou que le type d’équipement soit déterminé, ou même que la tâche en attente ait un certain nombre de jours de retard.
En haut des conditions, vous verrez trois options, qui fonctionnent de la manière suivante :
Sans conditions : Aucune condition n’est appliquée pour l’activation de la règle.
Au moins une doit être vraie : La tâche en attente doit remplir au moins une des conditions pour activer la règle.
Toutes doivent être vraies : La tâche en attente doit remplir toutes les conditions spécifiées. Par exemple, dans notre exercice, l’actif doit être de type « Climatisations », appartenir à l’emplacement « Succursale 2 » et avoir « Trois jours ou plus de retard ». Sinon, la règle ne s’activera pas lors de cet événement.
Une fois la condition configurée, cliquez sur enregistrer et revenez. Ensuite, sélectionnez le dernier onglet « Actions » et cliquez sur le symbole plus.
Vous verrez ici trois actions à choisir, sélectionnez celle qui dit « Générer un ordre de travail avec : »
Définissez les données obligatoires suivantes pour l’OT générée par la règle : le responsable, la source de la ressource d’inventaire, la source de la ressource des ressources humaines et la source de la ressource des services. Ces données peuvent être modifiées dans l’OT si nécessaire, ou bien cette étape sera ignorée si elles ne s’appliquent pas lors de l’affectation de l’OT.
Avec l’action prête, il ne reste plus qu’à enregistrer et revenir à la liste principale. Voilà ! Vous aurez la règle pour générer automatiquement des Ordres de Travail provenant de tâches en attente.
Notes :
Toutes les OT générées via le Planificateur virtuel seront enregistrées avec le nom de la personne qui a défini la règle, qui apparaîtra dans le champ « Créé par ». En d’autres termes, le créateur de l’OT sera toujours l’utilisateur qui a défini la règle dans le Planificateur virtuel.
Si un autre utilisateur modifie la règle du Planificateur virtuel pour générer des OT, cet utilisateur sera enregistré comme créateur de l’OT dans le champ correspondant.
Si l’utilisateur créateur de la règle du Planificateur virtuel est supprimé, le responsable de l’OT sera celui qui figure comme créateur de l’OT.
Dans les cas mentionnés ci-dessus, l’enregistrement du créateur de l’OT est indépendant du groupe de permissions associé à l’utilisateur enregistré comme créateur. Par exemple, une personne qui n’a pas les permissions pour créer des OT depuis le module tâches peut figurer comme créateur d’une OT, tant qu’elle remplit les conditions précédentes.