La aprobación de presupuesto condicionada mediante el Automatizador permite la configuración de reglas dinámicas para la asignación de aprobadores, basadas en condiciones específicas tales como localización, especialidad y monto de la orden de trabajo. Estas reglas permiten al sistema asignar automáticamente uno o varios aprobadores responsables, quienes recibirán notificaciones y deberán validar la aprobación de forma individual.
El flujo de trabajo no permite ejecutar tareas de la orden hasta que todos los aprobadores hayan dado su visto bueno. Esto ayuda a mejorar el control financiero, facilita la trazabilidad y ofrece una forma flexible de gestionar los presupuestos, adaptándose a la estructura de la organización.
Configuración del Proceso:
Para utilizar esta funcionalidad, el usuario debe configurar el proceso mediante los siguientes pasos:
Configurar una regla en el Automatizador:
Para la creación correspondiente del automatizador, seleccione las siguientes opciones para cada campo:
- Módulo - Tareas
- Submódulo - Presupuestos
- Evento - Nuevo Presupuesto
- Descripción - Identificación del automatizador
Definir las condiciones operativas según la necesidad, por ejemplo:
- Localización: Establezca la condición relacionada con la ubicación del trabajo.
- Tipo o especialidad del trabajo: Defina la especialidad asociada a la orden de trabajo.
- Monto del presupuesto: Establezca los rangos o valores específicos que determinarán los límites de la aprobación.
Asignar aprobadores:
- En la sección de acciones, seleccione uno o más usuarios para ser asignados como aprobadores.
Asegúrese de validar y guardar la información para completar la configuración del automatizador.
Flujo de Aprobación
Una vez configurada la regla, el sistema activará el flujo de aprobación cuando se cree una OT que cumpla con las condiciones predefinidas.
Un correo electrónico de notificación será enviado a cada aprobador.
Los aprobadores definidos recibirán una notificación y deberán acceder al módulo de Presupuesto para completar la validación.
Al acceder al módulo, podrá visualizar lo siguiente:
- Todas las informaciones pertinentes a la Orden de Trabajo, detalles del activo asociado y centro de costo.
- La lista de aprobadores.
- El estado de cada uno (Pendiente / Aprobado).
- Notas deixadas pelos aprovadores
Al presionar el botón “Aprobar”, se desplegará el siguiente panel:
Cada aprobador deberá confirmar individualmente su aprobación. La orden de trabajo solo será habilitada para su ejecución una vez que todos los aprobadores hayan dado su visto bueno.
Para finalizar la acción de presupuesto, todos los aprobadores deben haber completado este mismo proceso y solo entonces la vista mostrará el estado como APROBADO.