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How to execute the work management process for completing a work order? (Fracttal New Version 5.0)
How to execute the work management process for completing a work order? (Fracttal New Version 5.0)

Available in the new version Fracttal 5.0 2024. Official release on April 1.

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Written by CustomerSuccess Team
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Para editar o completar una OT se puede ingresar a cualquiera de las vistas asociadas al módulo de Ordes de Trabajo (vista Kanban, TimeLine y Lista). En cuyo caso, una vez generada la OT solo de debe hacer clic sobre dicha OT (o la tarea, en caso de estar en la vista lista), para iniciar el su proceso de edición.

Para la vista Kanban:

Al seleccionar una OT y hacer clic sobre la misma, se habilitará una nueva ventana en donde se muestra la información general de la OT, junto a las tareas que están incluidas en dicha OT.

Si desea información de la iconografía en esta interfaz clic en el siguiente enlace:

Identifiquemos las diferentes opciones que tenemos en esta vista, una vez le hemos dado clic a una tarea en proceso

  1. Nombre del Técnico Asignado:

    • En esta sección, se visualiza el nombre del técnico responsable de la Orden de Trabajo (OT).

  2. Duración Total Estimada:

    • Representa el tiempo estimado de paro del activo. En el caso de múltiples tareas con duraciones específicas (por ejemplo, 20 minutos cada una), el sistema suma estos tiempos, proporcionando un total acumulado (ejemplo: 40 minutos).

  3. Fecha de Programación:

    • Muestra la fecha planificada para la ejecución de la tarea. Para iniciar y completar la OT, se debe hacer clic sobre la tarea deseada.

  4. Consecutivo de Orden de Trabajo con Prefijo y Subfijo:

    • Aquí se presenta el consecutivo único de la orden de trabajo, con su prefijo y subfijo, configurados previamente. Esta información identifica de manera específica la orden de trabajo dentro del sistema.

  5. Botón de Guardar:

    • Permite guardar los cambios realizados en la orden de trabajo.

  6. Tiempo de Ejecución Real:

    • Refleja el tiempo real empleado por el técnico para ejecutar la tarea.

  7. Notas:

    • En este espacio, se pueden agregar comentarios para una visualización inmediata.

  8. Visualización de Activo:

    • A través de este icono, se accede a la información del activo que será intervenido o está siendo intervenido.

  9. Tipo de Actividad:

    • Muestra el tipo de actividad que se llevará a cabo.

  10. Información de la Tarea:

    • Proporciona detalles como el tipo de tarea, clasificación 1 y 2, número de solicitud (si aplica), fecha de programación y duración estimada.

  11. Recursos:

    • Indica la cantidad de recursos que se utilizarán o se han utilizado en la orden de trabajo.

  12. Adjuntos:

    • Muestra la cantidad de archivos adjuntos que se han incluido en la orden de trabajo.

  13. Prioridad:

    • Indica el nivel de prioridad asignado a la tarea a ejecutar.

Nota:

Hay que tener en consideración que cada tarea es independiente y cuenta con sus propios tiempos de ejecución, a pesar de que pueden existir varias tareas dentro de una misma OT, ya que de esa manera se puede tener una trazabilidad individual por cada una, en cuanto a tiempos y recursos utilizados.

Luego de ingresar a la tarea, el sistema abrirá una ventana en donde se podrán completar cada uno de los requerimientos necesarios para ejecutar la tarea. A continuación, se describen de manera breve cada uno de los campos editables:

  • General: Pestaña que contiene la información general de la tarea (Tipo, Prioridad y Clasificaciones), Tiempos (Registro de inicio y fin de la tarea, Tiempo de ejecución, etc.) y el tipo de Activador asociado.

  • SubTareas: Pestaña en donde se deben completar todos los pasos o check-list requeridos para culminar la tarea.

  • Recursos: Pestaña en donde se pueden agregar los distintos recursos (Recursos Humanos, Inventarios, Servicios, etc.) necesarios en la ejecución y cumplimiento de la tarea.

  • Adjuntos: Pestaña en donde se pueden visualizar los adjuntos provenientes de un plan de tareas y a su vez se pueden agregar nuevos adjuntos, como evidencia asociada a la ejecución de tarea.

Una vez entremos en la pestaña de general, lo primero que hay que realizar es el inicio de la actividad haciendo clic en el botón de “Iniciar”, para que empiece el registro de los tiempos de ejecución.

Al iniciar la tarea, se activarán las siguientes opciones:

  • Parar: Opción corresponde a la finalización de la tarea una vez completado todos los campos requeridos para dar por concluida la tarea.

  • Pausa: Opción que permite registrar el tiempo efectivo trabajado, excluyendo las pausas intermedias realizadas en la ejecución de la tarea. Al establecer una pausa, se abrirá una ventana de registro, en donde se debe identificar el motivo de la pausa, junto a una breve nota descriptiva. Finalmente, se podrá retomar la actividad haciendo clic sobre la opción de “Reanudar” y también se podrán visualizar los registros asociados a las pausas en la opción de “Registros”.

Nota: En caso de que se requiera registrar el tiempo de forma manual (sin el contador de iniciar y pausar), se puede ingresar al botón de "Registros" , siguiendo estos pasos

Luego, se debe ir a la pestaña de subtarea para completar cada uno de los pasos o puntos requeridos en la ejecución de la tarea.

En cuanto a Recursos, para agregarlos se debe ingresar a la pestaña de recursos y hacer clic en el símbolo de agregar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.

Al hacer clic, se abrirá otra ventana en donde se podrán encontrar distintos tipos de recursos a agregar a la OT:

  • Inventario: Corresponde a los recursos (Herramientas, Repuestos y Suministros) provenientes de un almacén y que son necesarios en la ejecución de la tarea.

  • Recursos Humanos: Corresponde a las horas hombres que se desean contabilizar en la OT.

  • Servicios: Corresponde a los costos asociados a los servicios externos realizados por terceros registrados en la plataforma (módulo de terceros).

  • Inventario (No Catalogado): Corresponde a los recursos tipo inventario que no provienen de un almacén y que por ende no se encuentran registrados en la plataforma.

  • Servicio (No Catalogado): Corresponde a los servicios asociados a un externo que no se encuentra registrado en la plataforma como tercero.


Después de elegir el tipo de recurso, es necesario completar la información restante, tal como se muestra en la imagen.

En el ejemplo anterior, al seleccionar la opción de inventario, se habilita otra opción denominada "Herramienta/Repuestos y Suministros". Esto se debe a que, a partir del inventario registrado en Fracttal One, se realizará la selección específica de los elementos necesarios.


Luego, es necesario especificar el almacén del cual se va a extraer el elemento necesario.

Por último, la cantidad de los elementos a pedir.

Nota: Todos los costos asociados a inventarios y servicios catalogados provienen directamente de los módulos de Almacenes y Terceros.

Es importante mencionar que, al agregar un recurso tipo inventario se genera automáticamente una requisición de material (tanto en la OT, como en el submódulo de Requisiciones de Materiales en almacenes), que funciona como un documento de validación que garantiza que el pedido de material es proveniente de una orden de trabajo.

Una vez que se genera la requisición de material, se deber realizar la salida correspondiente en el módulo de almacenes. En cuyo caso, la requisición de material cambiará de estado de “No entregado” a entrega Total o Parcial según sea el caso.

Ya entregado el material, el técnico que completa la OT debe verificar la cantidad real usada y en caso de sobrar material, se debe realizar la entrada nuevamente del material al almacén como una devolución.

Ahora en cuanto a la pestaña de adjuntos funciona de manera análoga, ya que, para visualizar los adjuntos asociados al plan de tareas, solo debe ingresar a dicha pestaña.

Pero para agregar un nuevo adjunto, se debe hacer clic en el enlace de agregar que se encuentra en la parte inferior de la ventana y luego seleccionar que tipo de adjunto de desea agregar.

Tipos de adjuntos:

  • Nota: Campo texto en el cual se puede agregar cualquier nota referente a la tarea realizada.

  • Link: Campo de texto en el cual se puede agregar un enlace.

  • Archivo: Campo en el cual se pueden adjuntar archivos, como documentos, imágenes, etc.

Finalmente, una vez que se hayan realizado las ediciones y completado el llenado en cada una de las 4 pestañas de la OT (Tarea, Subtareas, Recursos, Adjuntos) solo se debe dar clic en la opción de guardar y en la opción de Parar para registrar el fin de la tarea.

completar una OT en vista tipo calendario:

Al ingresar a la pestaña Vista tipo calendario, basta con darle clic a la OT en cuestión y te redirecciona al orden de trabajo, seguir los mismos pasos que se explican al inicio de este articulo


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