Pour éditer ou compléter un ordre de travail, vous pouvez accéder à l'une des vues associées au module Ordres de travail (Kanban, Ligne de temps et Vue de liste). Dans ce cas, une fois que l'ordre de travail est généré, il suffit de cliquer sur l'ordre de travail (ou sur la tâche, s'il s'agit de la vue en liste) pour lancer le processus d'édition.
Pour la vue Kanban:
Lorsque vous sélectionnez un OT et que vous cliquez dessus, une nouvelle fenêtre s'ouvre et affiche les informations générales de l'OT, ainsi que les tâches incluses dans cet OT.
Pour plus d'informations sur l'iconographie de cette interface, cliquez sur le lien suivant:
Identifions les différentes options dont nous disposons dans cette vue, une fois que nous avons cliqué sur une tâche en cours.
Nom du technicien assigné :
Dans cette section, le nom du technicien responsable de l'ordre de travail (OT) est affiché.
Durée totale estimée :
Représente le temps d'arrêt estimé de l'actif. Dans le cas de tâches multiples avec des durées spécifiques (par exemple, 20 minutes chacune), le système additionne ces durées, ce qui donne un total cumulé (exemple : 40 minutes).
Schedule Date (Date de planification) :
Affiche la date prévue pour l'exécution de la tâche. Pour commencer et terminer l'OT, cliquez sur la tâche souhaitée.
Ordre de travail séquentiel avec préfixe et sous-fixe :
La séquence unique du bon de travail est présentée ici, avec son préfixe et son sous-fixe, préalablement configurés. Cette information identifie spécifiquement le bon de travail dans le système.
Bouton Enregistrer :
Permet d'enregistrer les modifications apportées au bon de travail.
Temps d'exécution réel :
Reflète le temps réel passé par le technicien pour exécuter la tâche.
Notes :
Dans cet espace, des commentaires peuvent être ajoutés pour un affichage immédiat.
Affichage actif :
Cette icône vous permet d'accéder aux informations relatives à l'actif qui va faire l'objet d'une intervention ou qui est en cours d'intervention.
Type d'activité :
Affiche le type d'activité à effectuer.
Informations sur la tâche :
Fournit des détails tels que le type de tâche, la classification 1 et 2, le numéro de demande (le cas échéant), la date prévue et la durée estimée.
Ressources :
Indique la quantité de ressources qui seront utilisées ou qui ont été utilisées dans le bon de travail.
Pièces jointes :
Affiche le nombre de pièces jointes qui ont été incluses dans le bon de travail.
Priorité :
Indique le niveau de priorité attribué à la tâche à exécuter.
Note :
Il faut tenir compte du fait que chaque tâche est indépendante et a ses propres délais d'exécution, même s'il peut y avoir plusieurs tâches au sein d'un même OT, car cela permet d'avoir une traçabilité individuelle pour chacune d'entre elles, en termes de temps et de ressources utilisées.
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Après avoir saisi la tâche, le système ouvre une fenêtre dans laquelle chacune des exigences nécessaires à l'exécution de la tâche peut être remplie. Voici une brève description de chacun des champs modifiables :
Général : Onglet contenant les informations générales de la tâche (Type, Priorité et Classifications), Temps (Enregistrement de début et de fin de la tâche, Temps d'exécution, etc.) et le type d'Activateur associé.
Sous-tâches : Onglet dans lequel toutes les étapes ou listes de contrôle nécessaires à la réalisation de la tâche doivent être complétées.
Ressources : Onglet dans lequel les différentes ressources (ressources humaines, inventaires, services, etc.) nécessaires à l'exécution et à l'achèvement de la tâche peuvent être ajoutées.
Pièces jointes : Onglet dans lequel les pièces jointes provenant d'un plan de travail peuvent être affichées et de nouvelles pièces jointes peuvent être ajoutées en tant que preuves associées à l'exécution de la tâche.
Une fois entré dans l'onglet général, la première chose à faire est de démarrer l'activité en cliquant sur le bouton "Démarrer", afin que l'enregistrement des temps d'exécution commence.
Lors du lancement de la tâche, les options suivantes sont activées :
Arrêt : cette option correspond à l'achèvement de la tâche une fois que tous les champs requis ont été remplis pour terminer la tâche.
Pause : option qui permet d'enregistrer le temps effectif travaillé, à l'exclusion des pauses intermédiaires effectuées au cours de l'exécution de la tâche. Lorsqu'une pause est établie, une fenêtre d'enregistrement s'ouvre, dans laquelle la raison de la pause doit être identifiée, accompagnée d'une brève note descriptive. Enfin, l'activité peut être reprise en cliquant sur l'option "Reprendre" et les enregistrements associés aux pauses peuvent également être consultés dans l'option "Enregistrements".
Note: si vous souhaitez enregistrer le temps manuellement (sans le compteur de départ et de pause), vous pouvez accéder au bouton "Enregistrements" en suivant les étapes suivantes en suivant les étapes suivantes
Ensuite, passez à l'onglet des sous-tâches pour compléter chacune des étapes ou des points nécessaires à l'exécution de la tâche.
En ce qui concerne les ressources, pour les ajouter, allez dans l'onglet des ressources et cliquez sur le symbole d'ajout en bas à droite de la fenêtre.
En cliquant dessus, vous ouvrirez une autre fenêtre dans laquelle vous pourrez trouver différents types de ressources à ajouter au OT :
Inventaire : correspond aux ressources (outils, pièces de rechange et fournitures) provenant d'un entrepôt et qui sont nécessaires à l'exécution de la tâche.
Ressources humaines : Correspond aux heures de travail à comptabiliser dans le TO.
Services : correspond aux coûts associés aux services externes réalisés par des tiers enregistrés dans la plate-forme (module tiers).
Inventaire (non catalogué) : Correspond aux ressources de type inventaire qui ne proviennent pas d'un entrepôt et ne sont donc pas enregistrées dans la plate-forme.
Service (non catalogué) : Correspond aux services associés à une partie externe qui n'est pas enregistrée dans la plate-forme en tant que tierce partie.
Après avoir choisi le type de ressource, il est nécessaire de compléter les informations restantes, comme le montre l'image.
Dans l'exemple ci-dessus, lors de la sélection de l'option d'inventaire, une autre option appelée "Outil/Pièces détachées et fournitures" est activée. En effet, en fonction de l'inventaire enregistré dans Fracttal One, la sélection spécifique des articles requis sera effectuée.
Ensuite, il est nécessaire de spécifier l'entrepôt à partir duquel l'article requis doit être extrait.
Enfin, la quantité d'articles à commander.
Note : Tous les coûts associés aux inventaires et aux services catalogués proviennent directement des modules Entrepôt et Tiers.
Il est important de mentionner que, lors de l'ajout d'une ressource de type inventaire, une demande de matériel est automatiquement générée (à la fois dans l'OMC et dans le sous-module Demandes de matériel de l'entrepôt), qui fonctionne comme un document de validation garantissant que la commande de matériel provient d'un bons de travail.
Une fois la demande d'achat générée, la sortie correspondante doit être effectuée dans le module Entrepôt. Dans ce cas, le statut de la demande d'achat passera de "Non livré" à "Livraison totale" ou "Livraison partielle", selon le cas.
Une fois l'article livré, le technicien qui termine l'ordre de travail doit vérifier la quantité réelle utilisée et, s'il reste de l'article, celui-ci doit être renvoyé à l'entrepôt en tant que retour.
Quant à l'onglet des pièces jointes, il fonctionne de la même manière puisque, pour visualiser les pièces jointes associées à la liste des tâches, il suffit d'entrer dans cet onglet.
Mais pour ajouter une nouvelle pièce jointe, cliquez sur le lien Ajouter en bas de la fenêtre, puis sélectionnez le type de pièce jointe que vous souhaitez ajouter.
Types de pièces jointes :
Note : champ de texte dans lequel vous pouvez ajouter une note concernant la tâche effectuée.
Lien : Champ de texte dans lequel un lien peut être ajouté.
Fichier : champ dans lequel des fichiers, tels que des documents, des images, etc. peuvent être joints.
Enfin, une fois que vous avez effectué les modifications et rempli chacun des 4 onglets de l'OT (Tâche, Sous-tâches, Ressources, Pièces jointes), il vous suffit de cliquer sur l'option Enregistrer et sur l'option Arrêter pour enregistrer la fin de la tâche.
Compléter un OT dans la vue calendrier :
Lorsque vous entrez dans l'onglet Vue calendrier, cliquez sur l'OT en question et vous serez redirigé vers l'ordre de travail, suivez les mêmes étapes que celles expliquées au début de cet article.
